税理士探しの準備で整理すべき3つのこと、失敗しない確認の順序

税理士探しの準備という言葉に、候補を集める作業は含まれていません。集める前に社内で決着させておくべき項目があり、それが片づかないまま動くと比べる軸が定まらないためです。

整理する対象は3つに絞れます。自社の数字、任せる仕事の線引き、そして顧問料の考え方の3つです。互いに影響し合うので、思いついた順に手をつけると何度もやり直すことになります。

年商5,000万円を超えたあたりから、この戻りが目に見える損失へ変わります。決算期の3か月前に動き出したはずが、資料をそろえ直しているうちに初回の申告に間に合わない、という事故が起きます。

税理士探しの準備を先に終えた会社は、面談の場で聞くことが決まっています。問いが決まっていれば、相手が変わっても同じ質問を投げられるため、返ってきた答えの差がそのまま比べる材料になります。

反対に、下ごしらえを後回しにした会社は、相手の説明に沿って話が進みます。説明の上手さと仕事の質は別物ですから、印象だけが残り、決め手のないまま数か月が過ぎていきます。

順序を決める理由はもう一つあります。整理が終わらない段階で問い合わせを送っても、事務所側は条件を確定できず、前提の書かれていない概算の顧問料だけが返ってくるからです。

その概算は後から必ず変わってしまいます。変わった理由を検証できないまま数字だけが変われば、信頼の置きどころが無くなり、話を最初からやり直すことになります。

税理士探しの準備は、社長の勘を否定する作業ではありません。勘が働く土台として、比べられる事実を先にそろえておく作業だと考えてください。

税理士探しの準備に決まった様式はありませんが、書き出す順序には意味があります。以下では3つの整理を順に見ていくので、最初の1時間で終わる作業から始めていただければ十分です。

整理の1つ目は自社の数字です。基準という言葉は抽象的に響きますが、実体は紙1枚に収まる事実の集まりでしかありません。

書き出すのは、年商、決算期、従業員数、拠点数、取引先の数、月々の仕訳件数、借入の有無です。どれも社内で調べれば30分ほどで埋まり、埋まった時点で探すべき相手の条件が明確になります。

年商5,000万円の会社と3億円の会社では、同じ相手に依頼しても必要になる関与の深さが異なります。前者は月次の締めと資金繰りの見通しが中心になり、後者は組織や在庫、部門別の採算まで話題が広がります。

決算期も忘れずに書きます。決算日の2か月後が申告期限ですから、逆算すると動ける時期は限られ、税理士探しの準備に使える日数もそこで決まってしまいます。

従業員数は給与計算や年末調整の量に直結します。5名の会社と40名の会社では同じ作業でも工数が桁違いになり、依頼の重さがそのまま顧問料の根拠に反映されます。

ここで作った基準の紙は、後から何度も参照する土台になります。相手の話に違和感を覚えたときも紙に戻れば、社内の前提と噛み合っていないと言葉にでき、印象論から抜け出せます。

注意したいのは、この段階で理想像を書かないことです。「経営に強い」「レスポンスが速い」といった形容は誰も否定しないため、基準として機能しません。

事実だけを並べ、形容詞を1つも使わない。この制約を守るほど、後半で比べる作業が軽くなります。

紙の右端には、いま困っている出来事を3行だけ書き添えます。数字と困りごとが1枚に並べば、税理士探しの準備は半分が終わったと考えて構いません。

整理の2つ目は、任せる仕事の線引きです。頼めることの全体像を知らないまま話を始めると、当然含まれると思っていた作業が別料金だった、という行き違いが起きます。

線引きの位置を決める分かれ目は3つあります。仕訳を誰が入力するのか、証憑を誰が整理するのか、月次の資料を誰が組み立てるのか、という3点です。

仕訳の入力を社内で行えば、業務範囲は狭くなり顧問料は軽くなります。ただ、入力が遅れれば試算表も遅れ、相談したい時期に材料が無いという別の損失が生まれます。

反対に入力まで任せれば、資料は早く整いますが、その分の作業量が顧問料に上乗せされます。どちらが正しいという話ではなく、社内の人員と時間で持てるかどうかの判断です。

年末調整、償却資産の申告、法定調書の作成、税務調査の立会いも、含まれるかどうかを1件ずつ確かめます。含まれない場合の扱いを聞いておけば、後で驚くことがありません。

給与計算や社会保険の手続きは、社会保険労務士の領分と重なる部分があります。どこまで対応してもらえるのかは事務所ごとに違うため、任せる範囲の一覧に行を立てて確かめておきます。

クラウド会計を使っている場合は、同じ画面を見て話せるかどうかも書き添えます。使える道具がそろっていないと、月次の資料が届くまでの日数がそのまま延びていきます。

ここまで書き出した業務範囲の一覧が、そのまま問い合わせ文の中身になります。同じ一覧を各事務所へ渡せば、返ってくる条件を同じ形で並べられます。

税理士探しの準備でこの一覧を作る意味は、比べるためだけではありません。社内に残す作業が可視化され、誰がいつ手を動かすのかを決められるようになります。

任せられる仕事の全体像については、日本税理士会連合会が税務代理・税務書類の作成・税務相談の3つに整理し、税務代理を次のように説明しています。

整理の3つ目は顧問料の考え方です。全国一律の料金表は存在せず、公的な報酬の規定も現在は置かれていません。だからこそ、金額そのものではなく決まり方を先に理解する必要があります。

顧問料を動かす要素は、大きく4つに整理できます。任せる業務範囲、訪問や面談の頻度、記帳代行を含むかどうか、決算と申告の報酬を別に立てるかどうかの4つです。

範囲が広がれば作業量が増えます。記帳を丸ごと任せるなら、証憑の受け渡しから入力、月次の資料作成までが乗るため、社内入力の場合と同じ水準にはなりません。

関与の頻度も大きく効きます。毎月の訪問、四半期ごとの訪問、決算期のみの関与では確保される時間がまったく違い、その差がそのまま顧問料の金額に反映されます。

決算と申告の報酬は別建てになっていることが多く、月額とは分けて示されます。ここを見落とすと年間で支払う総額を読み違え、比べる作業そのものが成り立ちません。

加えて、法人か個人事業か、消費税の課税事業者かどうか、拠点や在庫があるかどうかでも作業量は変わります。基準の紙に書き出した事実が、ここで効いてきます。

相場という言葉で考えるのをやめ、自社の条件ならどのような料金内訳になるか把握できるようになると、提示された顧問料の妥当性を自分の目で検証できます。

安いか高いかではなく、何が含まれていて何が含まれていないか。この問いに答えられる状態が、税理士探しの準備における3つ目の到達点です。

顧問料を下げること自体を目的に置くと、削られるのは訪問の回数や相談の枠になりがちです。税理士探しの準備の段階で、削ってよい項目と削れない項目を先に分けておいてください。

条件が返ってきたら、見積の内訳を同じ形へ並べ替えます。事務所ごとに書式が違うため、届いた見積書をそのまま横に置いても比べたことにはなりません。

並べ替える列は5つです。月額の顧問料、決算と申告の報酬、記帳代行の有無と金額、年末調整など年1回の作業、税務調査の立会いなど臨時の作業の5列です。

この5列に落とし込むと、月額が低い見積ほど年間の総額が高い、という逆転が見えることがあります。決算の報酬が月額の何か月分に相当するかで、印象は簡単に入れ替わります。

税抜か税込かも必ず確かめます。表記が混ざったまま並べると数％の差が生まれ、比べる精度が落ちてしまいます。

訪問の回数が金額に含まれているかも見落としやすい点です。年4回の訪問を前提にした見積書と、毎月訪問する前提の見積書を同じ土俵に置くことはできません。

担当する人が誰かも内訳に関わります。所長が対応するのか、担当者が付くのか、担当者が交代するときの引き継ぎはどうなるのかで、受け取れるものの中身が変わります。

並べ替えが終わったら、金額の欄をいったん隠して読んでみてください。含まれる作業だけを見て順位を付け、その後で金額を戻すと、条件の重さを素直に判断できます。

この作業に必要な時間は30分ほどです。短く済むのは任せる範囲の一覧を先に作ってあるからで、税理士探しの準備の効果がここで発揮されます。

見積書に書かれていない作業は、後から必ず費用の話になります。書かれていない項目を1つずつ聞き取り、余白へ書き足しておくと、見積書は比べるための道具に変わります。

見積書は後から届くことが多いため、届いた時点で記憶が薄れてしまいます。並べ替えの表をあらかじめ作っておけば、届いたその日に判断へ進めます。

3つの整理を支える土台は、自社の帳簿です。帳簿の状態が分からないまま条件を聞いても、返ってくる答えは仮の話にとどまります。

最初に確かめるのは、そろっている帳簿の種類です。総勘定元帳や仕訳帳が毎月更新されているかどうかで、依頼できる作業の中身が変わります。

続いて確認するのは、記帳がどれくらい遅れているかです。今日の時点で、直近の試算表は何か月前のものでしょうか。2か月前ならまだ対応可能ですが、4か月以上前なら経営の判断材料としては使えない状態と考えてよいでしょう。

遅れが大きいほど、引き継ぎの作業量は増えます。過年度の入力をさかのぼって整える必要が出れば、初年度だけ別の作業が発生し、顧問料の読み方も変わってきます。

この事実を隠して問い合わせても、良いことは何もありません。実態を先に伝えたほうが正確な条件が返り、初年度の負担まで見通せるようになります。

帳簿の状態を確認する作業は、税理士を探し始める前に行うからこそ意味があります。後から発覚すると、決めたはずの基準を作り直すことになり、時間を二重に使ってしまいます。

税理士探しの準備でここまで踏み込む会社は多くありません。だからこそ、実態を添えて相談した会社には、踏み込んだ答えが返ってきます。

証憑の保管の仕方も一緒に確かめます。紙のまま箱に入れているのか、電子で受け取っているのかによって、受け渡しの手間が月ごとに積み上がります。

帳簿の現状を1行にまとめると、「試算表は3か月遅れ、証憑は紙、入力は社内で1名」といった形になります。税理士探しの準備では、この1行があるだけで話が早く進みます。

なお、法人には帳簿を備え付けて取引を記録し、関係する書類とともに保存する義務があります。国税庁は帳簿として次のものを挙げています。

ここまでの整理が終われば、面談で渡す書類は自然に決まります。決算書、試算表、そして社内で作った問いの一覧の3種類です。

決算書は直近2期分から3期分を用意します。1期だけでは推移が読めず、相手の側も踏み込んだ話をしにくいため、複数期そろえるだけで面談の密度が上がります。

試算表は最新のものを持参します。古い数字しか出せない場合もそのまま持って行き、遅れている事情を先に伝えたほうが話は前に進みます。

勘定科目内訳明細書は、取引の中身が見える資料です。売掛金や在庫の内訳から会社の癖が読み取れるため、実務に強い相手ほどここを見ます。

借入金の一覧と返済予定表も用意します。年商5,000万円を上回る規模になると資金繰りの話が中心になりやすく、この2つの書類があるかどうかで面談で踏み込んだ相談ができるかが変わってきます。

問いの一覧は、社内で作る唯一の資料です。基準の紙と業務範囲の一覧から引き出せるので、新しく考える必要はありません。

渡す書類を先に決めておくと、当日に慌てて印刷する事態を避けられます。慌てて用意した資料は抜けが出やすく、聞きたいことを聞き損ねる原因になります。

渡した資料の扱いについては、税理士に守秘義務がある点を押さえておけば必要以上に構えずに済みます。税理士探しの準備の段階から、出す資料を出し惜しみしないほうが結果は良くなります。

書類の部数は、面談する相手の数だけ用意します。同じ書類一式を同じ順序で渡すことが、基準をそろえた比較の前提になります。税理士探しの準備で最も手を抜いてはいけないのが、この一式です。

準備が整ったところで、はじめて候補を集めます。ここで大切なのは、集める数と、集める前に決めておいた条件を動かさないことです。

候補を1件だけ見て決めるのは避けたほうがよく、比べる相手は2〜3人にとどめるのがよい、というのが書籍で示されている考え方です。長い付き合いになるからこそ比べる、けれども比べすぎない、ということです。

1件だけで決めると、その条件が妥当なのかどうか、対応が速いのか遅いのかを測る基準がありません。材料が1つしか無い状態で決めれば、後から必ず迷いが残ります。

反対に5件も6件も並べると、細かな違いが増えすぎて結論が出なくなります。面談の時間も倍々で増え、決算期が近づいて選ぶどころではなくなります。

2〜3件という数には実務上の意味があります。比較に必要な最小限を満たしつつ、1か月以内に一巡できる分量だからです。

候補を集める経路は複数ありますが、経路よりも前に整理を終えているかどうかで結果は分かれます。同じ経路を使っても、条件が定まっている会社は短時間で絞り込めます。

一覧表には、事務所名と顧問料の欄だけでなく、初回の返信までにかかった日数を書く欄も作ります。返信の速さは、契約後の対応スピードを測る目安になります。

税理士探しの準備を終えていれば、候補の数を増やす誘惑に負けにくくなります。基準が紙になっているので、条件に合わない相手をその場で外せるからです。

候補が2件しか集まらないときは、無理に3件目を足さなくて構いません。数をそろえること自体が目的になると、比べる作業が形だけになってしまいます。

この点について、山下健一の著書は次のように述べています。探し始める前に何を決めておくのか、という一節です。

面談は、聞く順番を決めておくかどうかで得られるものが変わります。金額から入ると話が金額に寄り、条件の中身を確かめる時間が残りません。

おすすめは、自社の状況を伝えることから始める進め方です。基準の紙を渡して事実を共有すれば、その後の話がすべて自社を前提に進みます。

続いて、いま困っていることを1つだけ具体的に投げます。抽象的な相談ではなく、実際に迷っている判断をぶつけると、返ってくる答えの質がはっきり分かれます。

この問いに何も答えずに流す相手もいれば、その場では答えず持ち帰る相手もいます。無料の場だからと踏み込まない姿勢は、契約後の関わり方をそのまま示しています。

3番目に業務範囲の一覧を出し、含まれる作業と含まれない作業を1件ずつ確かめます。ここまで来てから、はじめて顧問料の話に入ります。

最後に、担当する人と連絡の手段を確かめます。規模の大きい事務所では所長と担当者が別になるため、日々やり取りする相手に会っておく意味は大きいものです。

この順序を2件目、3件目でも変えずに通します。同じ順番で同じ問いを投げるからこそ、返ってきた答えの差から相手の違いを比較できるようになります。

面談の直後、その日のうちに記録を残しておくと後が楽です。記憶は数日で薄れ、2件目の印象に上書きされてしまいます。

税理士探しの準備で作った問いの一覧は、面談の場でそのまま読み上げて構いません。読み上げる形にしておくと、緊張しても順序が崩れなくなります。

候補が絞れてきたら、契約書に目を通します。書面の取り交わしをしない事務所もあるため、書面が出てくるかどうか自体が1つの確認事項になります。

契約書で確認すべきポイントは決まっています。契約の期間、更新の方法、解約の予告に必要な日数、そして業務範囲の記載内容の4点です。

期間については、1年間は解約できないという条項が入っている場合もあります。条項の有無そのものが悪いわけではありませんが、知らずに結ぶと選択肢を失います。

解約の予告日数は、次を探す時間に直結します。3か月前の予告が必要なら、決算期から逆算して動ける時期はさらに前倒しになります。

範囲の記載が「税務顧問業務一式」とだけ書かれている場合は、面談で確かめた具体的な業務内容を追記してもらえるか確認します。書面に残っていれば、担当者が交代しても前提が引き継がれます。

顧問料の改定条件も見ておきます。売上が伸びたとき、拠点が増えたときにどう見直すのかが書かれていれば、将来の支払いを見通せます。

いきなり契約書を出して署名を求める相手には、いったん持ち帰る意思を伝えます。持ち帰りを嫌がるかどうかも、判断の材料になります。

ここまでの確認を行っておけば、契約後に聞いていなかったと食い違いが生じる事態はほとんど無くなります。行き違いの多くは、書面を読む時間を取らなかったことから生まれています。

税理士探しの準備の最後に契約書を置くのは、基準がそろっていないと条項の意味を読み取れないからです。順序を守るほど、書面は読みやすくなります。

税理士探しの準備を終えた段階で、手元には3つの成果物があるはずです。事実だけを書いた基準の紙、任せる作業と社内に残す作業を分けた業務範囲の一覧、そして問いの一覧です。

最終確認の1点目は、基準の紙に形容詞が混ざっていないかです。「経営に強い」といった言葉が1つでも残っていれば、そこは比べられない項目なので削ります。

2点目は、業務範囲の一覧が2列になっているかです。任せる業務だけを書いて社内に残す業務が空欄なら、線引きはまだ終わっていません。

3点目は、問いの一覧が全件で同じかどうかです。相手ごとに問いを変えてしまうと、返ってきた答えを横に並べられなくなります。

この3点が満たせていれば、候補を集める作業へ進んで構いません。経路ごとの向き不向きについては、税理士の探し方を経路別に比べた記事で詳しく整理しています。

税理士探しの準備に使う時間は、合計しても半日ほどです。半日の時間を先にかけておくことで、面談の回数も、迷っている期間も、目に見えて短くなります。

年商5,000万円を超えた会社にとって、顧問料を払う相手を決める判断は数年単位で効き続けます。だからこそ、着手の順序を守る価値があります。

整理が終わったら、決算期から逆算した日程を1枚に書き、そこへ予定を置いてください。日付が入った時点で、探す作業は動き出します。

税理士探しの準備は、迷いを消す作業ではなく、検討すべき範囲を絞り込む作業です。絞り込んだ範囲の中でなら、社長の判断はいつもより速く決まります。