請求書の正しい書き方と送付方法を詳しく解説！【完全版】

2020年5月3日

「会社の顔」とも言われている請求書は、自社の商品やサービスの料金や代価の支払いを求めるために発行する取引には欠かすことができない重要な書類です。そのため、ビジネスをする際には、請求書を目にする機会は頻繁にあります。ですから、請求書を作成する際には、最低限のビジネスマナーを押さえ、正しい書き方をすることはとても大切です。この記事では、請求書の正しい書き方や送付方法などについて解説していきます。

請求書とは？

請求書とは、取引先へ納品した商品の料金やサービスの代金を請求するときに発行する重要な書類です。取引相手は、請求書と自社の控えとを確認し、支払いをおこないます。また、請求する側にとっては、取引相手に正確な金額を入金してもらうことが目的となります。さらに請求書には、その請求内容に関して、取引があったことを証明するという意味も含まれています。

このように請求書は、企業にとって売上につながるとても重要な書類となっています。しかし、請求書は、指定された形式やフォーマットなど法律上の決まりはありません。したがって、手書きやエクセル、作成ソフトなどどのような形式で作成することが可能ですが、その分、相手先の都合に合った請求書を作成することがポイントとなってきます。

また、どんな形式でも問題はありませんが、実務的に記載しておくべき項目など最低限のビジネスマナーを守ることは基本となっています。では、請求書の基本的な書き方についてみていきましょう。

請求書に記載すべき9つの項目

法律上では、請求書に必要な項目は定められていませんが、ビジネスマナーでは請求書に記載すべき項目があります。それは次の9つの項目です。

①タイトル
何の書類なのか一目で分かるように、「請求書」とタイトルを記載します。用紙もしくはフィールドの上部中央、あるいは左上の目立つ場所へ、大きめの文字で記載しましょう。

②発行者
誰からの請求書であるかという情報も、分かりやすく記載することは大切です。通常、タイトルの右下付近に記載することが一般的となっています。発行者情報として、会社名、自社の住所、代表者名を記載し、代表印もしくは社判を捺印します。押印は、角印を押すことが一般的ですが、法律で定められているわけではありません。ですから、認印やシャチハタでも特に問題ありません。また、社判ではなく、担当者個人の印判を捺印することもあります。

③宛先（請求先）
宛先、つまり請求先の情報は、左上へ記載します。請求先の事業所の名称を記載することは必須ですが、もし必要であれば、部署名、担当者名も記載することができるでしょう。宛名に敬称を付ける際には、会社や部門宛の場合は「御中」と記載します。個人名で請求する場合は、御中ではなく「様」と記載します。

住所や会社名を宛名代わりとして、封筒の窓から見えるように送付する方法もあり、請求先の宛先に関する情報は、発行する会社の都合によって自由に決めることが可能です。

④請求書番号
請求書番号を記載することは必須ではありませんが、番号を付けるなら、問い合わせなどにスムーズに対応することができたり、納品書や見積書などと照らし合わせがしやすくなるなどのメリットがあります。請求書番号を付けることで、管理がしやすくなるでしょう。

⑤取引内容
取引内容には、取引した品名や単価、数量、金額などを記載します。請求書には、取引がある度に毎回発行する「都度方式」と、一定期間の取引をまとめて発行する「掛売方式」の2通りあります。取引の頻度が少ない場合は、都度方式でも特に問題はありません。

しかし、取引の頻度が多い場合は、毎回請求書を発行することは手間ですし、取引先も処理に追われてしまう可能性がありますので、掛売方式を採用し、取引内容をまとめて記載することができるでしょう。その際、各取引した年月日も記載するなら、取引内容が把握しやすい請求書になるでしょう。

そして、金額に関しては、各内容の取引金額をはじめとし、最下段には取引額を合わせた小計、小計額にかかる消費税、小計と消費税を合算した合計金額を記載します。なお、金額は税抜きの金額を記載するようにしましょう。

⑥請求金額
取引額をすべて合わせた小計と消費税を合算した合計金額、つまり請求金額は、大きく記載します。消費税が小数点以下になることも想定し、小数点以下を切り捨てにするか、それとも切り上げるかなどを前もって決めておくことは大切です。また、法人化されていない弁護士、司法書士、税理士などへの報酬は、源泉徴収の対象になる可能性もあるので注意しましょう。

⑦請求書の発行年月日
請求書を発行する年月日を記入します。しかし、注意すべきことがあります。それは、発行年月日を取引先の都合に合わせなければならない、ということです。たいてい、請求書に記載する発行年月日は、受取側の締め日に合わせることになっています。しかし、請求締め日は、各企業によって異なります。ですから、初めて取引をする場合は、必ず先方に締め日を確認することを忘れないようにしましょう。

⑧振込先
振込先の情報として、金融機関名、支店名、口座種別、口座番号、口座名義などの情報を記載します。その際、口座名義はカタカナで記載します。また、振込手数料の取り扱いについても記載しておくことができるでしょう。なお、振込手数料に関しては、基本的に受取側が負担することが一般的となっています。

➈支払い期日
請求金額を支払ってもらう、支払い期日について記載することも大切です。通常、契約書は発注書などを交わした時点で決めますが、改めて支払い期日を記載することで、請求した相手に対してリマインドすることにもなります。

また、支払い期限日は、月末や翌月末などに設定することが一般的ですが、年末など金融機関が対応していないこともあります。そのような場合は、支払い期日を勝手に決めるのではなく、先方に確認することがビジネスマナーとなっています。

請求書の送付方法

請求書は封筒に「請求書在中」と記載します。そして、相手先が法人であれば、宛名に「御中」と記載しましょう。請求書を作成した後は、送付です。請求書の発送方法は、郵送、FAX、電子メールなどで送ることが一般的となっています。郵送する場合は、請求書は「信書」に該当するため、宅急便やメール便で送付することはビジネスマナー違反となります。どうしても急ぎの場合は、速達やレターパックを利用して送りましょう。

また、電子メールを利用して送信する場合は、請求書の内容を変更することができないようにPDFを添付して送ります。

請求書の封筒の書き方

請求書の封筒の表面には、宛先の住所と会社名に加え、「請求書在中」の文面も記載します。必要な場合は、会社名の後に部署や担当者名を記入することもできます。そして、裏面には送り主の住所と会社名、氏名、発送日を記載します。裏面の封の箇所には、「〆」「封」「緘」などの封じ目を入れます。

請求書の送付状

請求書を送付する際、請求書と一緒に送付状を添付することがビジネスマナーとなっています。近年は、請求書をメールで送る方も増えています。その場合はメールの文面が送付状の代わりになります。

送付状には、請求書の内容や枚数などを伝えることを目的としています。送付状も請求書同様、形式やフォーマットなど法律上の決まりはありません。送付状には、宛先、送付日、送りの会社名、連絡先、時候の挨拶、請求書の内容と送付部数などを記載することが一般的となっています。

まとめ

請求書や請求書の送付状には、決まった形式やフォーマットはありませんが、ビジネスをする上でのビジネスマナーは存在しています。お互いが気持ち良い取引をするためにも、ビジネスマナーに沿った請求書や送付状を作成することはとても大切です。また、正しい請求書を作成することは、金銭のトラブル回避にもつながります。是非、上記でみた点を参考に、正しい請求書を作成していきましょう。

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