日々の取引や記帳など経理業務に欠かせない「会計ソフト」。しかし、会計ソフトといってもその種類は豊富です。そのため、いざ会計ソフトを導入しようと思っても、何を基準に選べばよいのか悩んでしまいます。

そこでこの記事では、これから新しい会計ソフトの導入を検討している方や、今使用している会計ソフトの移行を検討している方のために、会計ソフトの種類をはじめとし、クラウド型とインストール型の特徴や違い、自社に適した会計ソフトの選び方などについて解説していきます。是非、自社にあった会計ソフトを導入しましょう。

会計ソフトとは？

会計ソフトとは、日々の取引など会社のお金の流れを管理し、それを集計して決算書まで作成することができるアプリケーションソフトウェアです。従来の紙面上の管理では、お金の流れを伝票に記載し、それを仕訳帳・総勘定元帳に転記するという作業が必要不可欠なため、経理担当者には簿記の知識が必要でした。

しかし、会計ソフトでは、自動で勘定科目を選んで仕訳の記録をすることはもちろん、それをそれぞれの帳簿に転記・集計、決算書まで作成する機能が搭載されています。そのため、簿記の知識がなくても、会計業務をこなすことができます。

また何よりも人的ミスもないため、作業の効率化にもつながります。さらにパソコンさえあれば、作業や管理ができるため、紙の帳簿は不要という点もメリットとなっています。なお、後述しますが、会計ソフトは大きく「クラウド型」と「インストール型」の2種類に大きく分類されています。

会計ソフトが必要な理由

会計ソフトを導入しなくても会計業務をすることは可能ですが、近年、会計ソフトを導入している事業者は増えています。なぜなら、会計ソフトを利用すると、導入する会計ソフトにもよって搭載されている機能は異なりますが、以下のようなメリットを得ることが可能です。

・会計業務の負担が軽減される。
・経理や簿記の知識がなくても、会計業務をこなせる。
・確定申告書や決算書類を作成できる。
・事業の財務状況をすぐに確認できる。

会計ソフトの種類が豊富な理由

会計ソフトの種類は、とても豊富です。そのため、どれを選べばよいのか悩んでしまいます。まず会計ソフトは、「法人用」と「個人事業主用」に大きく分類されています。さらに後述しますが、「クラウド型」と「インストール型」に分かれています。

では、法人用と個人事業主用には、どのような違いがあるのでしょうか？個人事業主用の会計ソフトは、青色申告に対応した機能が搭載されています。そのため、法人の会計業務で必要となる決算書類の作成機能や、消費税申告機能などは搭載されていません。まずはこの違いを念頭に置いておきましょう。

それに加え、会計ソフトは種類が豊富に存在している理由には、以下の3つが考えられます。

理由その①企業規模の違い

会計ソフトは、企業だけでなく、個人事業主などの事業所を導入しています。つまり、企業規模によって必要機能が異なるため、種類も豊富になります。例えば、大企業の場合は、部門別管理が必要となります。また連結決算が必要な場合もあります。そのため、それら必要機能が搭載された会計ソフトが大企業には必要となります。

一方、中小企業や個人事業主向けは、機能がシンプルな会計ソフトで十分です。このように企業規模の違いによって、搭載される機能が異なるため、種類も豊富になります。

理由その②利用するユーザーの違い

会計ソフトの種類が豊富な別の理由は、想定ユーザーの違いです。経理担当者はもちろん、経営者本人が会計業務をすることがあります。簿記の知識が豊富な人が利用するかもしれませんし、簿記初心者が利用するかもしれません。そのため、分かりやすいシンプルな会計ソフトも存在しています。

理由その③サービスの違い

会計ソフトは、主に帳簿管理や決算書作成を行う「財務会計」と、損益計算や原価計算を行う「管理会計」に大きく分類されています。そのため、どちらのサービスを強化するかによって、選ぶ会計ソフトも変わってきます。

会計ソフトには豊富な種類が存在していますが、会計ソフトを選ぶ際には、まず「法人用」か「個人事業主用」かを確認し、①事業所規模、②利用する人の経理知識のレベル、③業種、の3つのポイントを念頭におくなら、自社に最適な会計ソフトを選ぶことができるでしょう。

会計ソフトを導入するメリットとは？

では、会計ソフトを導入するとどのようなメリットを得られるのでしょうか？メリットとデメリットについて確認してみましょう。

①業務の効率化を期待できる

会計ソフト導入の一番のメリットは、業務の効率化です。勘定科目を自動で仕訳てくれるため、会計業務がラクになります。また仕訳に基づいて集計し、その内容を仕訳帳や総勘定元帳へ転記してくれるため、転記作業は不要となるだけでなく、入力ミスなどの人的ミスがなくなります。

会計ソフトの種類によってはスキャン機能を使うことで、領収書などを自動に読み取ることも可能です。さらに最近は、スマホでも利用できる会計ソフトもあり、外出先から経費などを入力することも可能となっています。

②会計事務所とデータを共有できる

会計ソフトの入力データは、会計事務所と情報を共有することが可能です。そのため、決算のために確認をしてもらう必要なく、いつでも修正が必要な場合は修正してもらうことができます。

③専門的な知識がなくても使用できる

紙管理やエクセルなどでの会計業務は、取引がある度に伝票をおこし、仕訳をし、帳簿に転記するという作業が必要です。そのため、簿記や会計の専門的な知識がある程度必要となります。一方、会計ソフトを導入するなら、仕訳をはじめとし、決算書類まで自動で作成してくれます。そのため、専門的な会計知識がなくても会計業務を行うことができます。

④不正防止につながる

手書きやエクセルなどと違い、会計ソフトは入力履歴が残るため不正行為が起こりにくいというメリットもあります。また、伝票から仕訳、帳簿記帳と一連の作業は自動で行われるため、数字などを改ざんすることも容易ではありません。

⑤テレワークに最適

紙の帳簿が不要となり、パソコン上で会計業務が行えます。そのため、特にクラウド型会計ソフトを導入するなら、場所を選ばずに会計業務ができるため、テレワークには最適です。

クラウド型の会計ソフトの機能と特徴

前述したように、会計ソフトは「クラウド型」と「インストール型」の2種類に分類されています。では、まずクラウド型の会計ソフトの機能と特徴についてみていきましょう。

クラウド型会計ソフトは、主にオンライン上で会計情報を管理、処理します。アカウント登録をし、月額（もしくは年額）の料金プランとなっています。基本的に初期費用はかかりません。クラウド型会計ソフトには、以下のような機能や特徴があります。

スマホやタブレットなどさまざまなデバイスでの利用が可能

クラウド型会計ソフトは、データをクラウドサーバー上に保管します。そのため、インターネット環境さえ整っていれば、どこからでも自由にアクセスすることが可能です。導入しているソフトの仕様にもよりますが、スマホやタブレット端末などさまざまデバイスでの利用が可能です。

例えば、領収書をスマホで撮影するだけで処理できる機能を搭載しているクラウド型会計ソフトであれば、出張先などの出先からでも利用できるため便利です。また、リモートワークをする場合でも、会社のパソコンでの作業は不要なため、自宅のパソコンやタブレットなどから作業をすることができます。

データ損失のリスクが低い

クラウド型会計ソフトの場合、クラウド上にデータが保存されます。そのため、ハードウェアの外部障害によるデータ消失のリスクを最小限にとどめることが可能です。インストール型会計ソフトでも、クラウドに保存できるサービスを提供している会計ソフトもありますが、クラウド型会計ソフトはデータの保全性が得られます。

財務状況をいつでも確認できる

クラウド型会計ソフトは、入出金の取引が発生した時点で記録・仕訳を行います。そのため、会社の財務状況ををリアルタイムで把握することが可能です。

口座情報や各種取引などを自動で仕訳ことが可能

クラウド型会計ソフトは、銀行口座やクレジットカードと連携することができます。それにより入出金や取引明細を自動で仕訳ことが可能となっています。各種取引の情報から確定申告書や決算書類を自動で作成する機能を搭載した会計ソフトも近年増えています。

複数人で共有することが可能

クラウド型会計ソフトであれば、会社のパソコンを物理的に共有する必要はありません。ユーザー登録をすれば、誰でもデータにアクセスすることができます。また、複数人同時に作業を行うことも可能です。

常に最新バージョンを利用できる

税制改正など会計業務に関連する法律上の改正は、毎年施行されています。それに伴い、会計ソフトも情報を定期的に更新しなければいけません。しかし、インストール型会計ソフトであれば、常に情報が自動で更新されるため、法改正にも柔軟に対応することが可能です。

一方、クラウド型会計ソフトの場合は、バージョンアップや更新などを手作業で行い、場合によっては追加費用が発生することもあります。

簿記や会計の知識がなくても利用できる

クラウド型会計ソフトは、簿記や会計ソフトの知識がない初心者の方でも簡単に利用できることを重視して設計されています。つまり、クラウドの操作に不安な方でも、直感的に操作できるようになっています。また、勘定科目の入力が不要な会計ソフトも多く、専門的な知識がなくても、確定申告や決算書の作成など経理業務を行うことが可能です。

初期費用は無料

インストール型会計ソフトの多くは、初期費用は無料できます。もちろん月額費用は発生しますが、それほど高い金額ではありません。月額費用の平均相場は、2,000～3,000円ほどです。

インストール型の会計ソフトの機能と特徴

インストール型会計ソフトは、パソコンにインストールして使用する会計ソフトです。そのため、インストールをしたパソコンだけしか会計ソフトを利用することができません。基本、購入時のみ費用が発生します（バージョンアップをする際に追加費用が発生することもあります）。

そのため、長期的に見ると、クラウド型会計ソフトよりも安価な出費となる場合もあります。インストール型会計ソフトには、以下のような機能や特徴があります。

オフラインで作業できる

クラウド型会計ソフトはインターネット環境はが必要不可欠でしたが、インストール型会計ソフトはオフラインで使用することができるため、インターネット環境に依存していません。ただし、バージョンアップをするときなどにインターネット環境が必要が生じるケースもあります。

セキュリティ－面での安心感が得られる

クラウド型会計ソフトの場合、情報漏洩や不法アクセスなどインターネットならではのセキュリティー面でのリスクが常にあります。一方、インストール型会計ソフトの場合は、会計ソフトをインストールした端末のみでの作業となりますので、情報漏洩や不正アクセスなどのリスクはほとんどありません。

ただし、利用端末が故障してしまった場合は、すぐにデータを復元できないなど、情報を消失してしまうリスクがあります。

月額費用が発生しない

クラウド型会計ソフトは月額費用が発生しますが、インストール型会計ソフトは月額費用は発生しません。ただし、初期費用やバージョンアップをする際にはコストが発生します。

動作が速い

インターネットを介す場合、ネット環境が業務のスピードに影響を与えます。クラウド型会計ソフトであれば、インターネット不要で利用できるため、いつでも快適な動作を期待できます。インターネットの接続不良などのトラブルに巻き込まれることはありません。

会計ソフトを選ぶ際の4つのチェックポイント！

ここまでで、「法人用」か「個人事業主用」か、「クラウド型」か「インストール型」か、のどちらを選ぶかが明確になってきたことでしょう。では、それらを踏まえたうえで、選ぶ際のいくつかのチェックポイントをご紹介しましょう。

チェックポイント①想定しているユーザー層

先述した点と重複するかもしれませんが、会計ソフトは想定しているユーザー層が異なっています。例えば、業界や業種によって使用する勘定科目は違います。ですから、自社の業界に適した会計ソフトを選ぶことは重要です。

また、事業所の規模によって必要となる会計作業は異なります。大企業で連結決算書などが必要であれば、それに対応したソフトを選ぶことができるでしょう。

チェックポイント②利用プラン

クラウド型会計ソフトの中には、機能に応じて月額費用が異なるプランが提供されているものもあります。各種会計ソフトによってプランは異なり、利用できる機能も異なります。ですから、自社の求める機能にあったプランを選ぶようにしましょう。

チェックポイント③アフターサービス・サポート体制

会計ソフトの導入方法や操作方法など、会計業務をしていくうえで分からないことや疑問などが生じる可能性があります。そのため、会計ソフト導入後のサポート体制を確認することも大切です。

具体的には、問い合わせに迅速に対応してくれるか、だれが対応してくれるのかなどがによって業務にも影響が関係してきます。ですから、購入前にサポート体制を確認することはもちろん、口コミなどをチェックすることもできるでしょう。

チェックポイント④動作環境

会計ソフトを選ぶ際には、動作環境を確認することも大切です。具体的には、Windows対応か、それともios対応かをはじめとし、どの年代にも対応しているか、なども確認しましょう。また、クラウド型会計ソフトをスマホでも利用したいと検討している場合は、どのようなモバイルデバイスに対応しているかを確認することを忘れないようにしましょう。

まとめ

会計ソフトは、経理業務を効率化に欠かせないツールのひとつです。取引の記録から帳簿への記帳、集計、確定申告書や決算書類などの作成など自動で行ってくれるのが会計ソフトです。しかし、会計ソフトには豊富な種類があり、その中でも「クラウド型」と「インストール型」のどちらを選ぶかによって得られるメリットが異なります。

メリットだけでなくデメリットもよく考慮した上で、自社に適切な会計ソフトを選ぶことが大切です。また、クラウド型会計ソフトであれば無料でお試しができるサービスもありますので、それらを活用してみることをおすすめします。いずれにせよ、導入を検討しているなら、自社に適切な使い勝手のよい会計ソフトを慎重に選びましょう。

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