勘定科目は、ビジネス上の取引で発生するお金の流れを帳簿に記載するときに使われるものです。そして、日々の取引は、勘定科目ごとに振り分ける仕分け作業をします。経営者や経理・会計担当者であれば、勘定科目の基礎知識を身に着けることは必須ですが、それ以外の方にとっても、知っておきたい知識のひとつと言えるでしょう。

この記事では、初心者でも分かるように、勘定科目とは何か、その必要性や一般的な勘定科目など、勘定科目の基礎知識について解説していきます。

勘定科目とは？

勘定科目とは、事業を営むうえで発生する収益や費用など、日々の取引を帳簿に記録するときに使われる項目のことです。勘定科目を使って仕訳作業を行い、貸借対照表や損益計算書などの決算書類を作成します。法律上では、勘定科目の決め方に関して定められているルールは特にありません。

そのため、企業ごとに社内でルールを決めたり、使用している会計ソフトの勘定科目を採用したりなど、企業によって使われている勘定科目は異なっています。

勘定科目が必要な理由

・自社内で
勘定科目は、誰が帳簿に取引を記載しても同じように分類し、自社内の誰が帳簿を見ても、何の取引があったのかを理解できる役割を果たしています。また、自社の経営がどのように動いているかをチェックし、経営判断の材料としても役立っています。

勘定科目に沿った会計管理をすれば、「何にどのくらいの費用がかかっているのか」「無駄な出費はないか」「どの程度の収入が見込むことができるか」などを判断する参考となります。また、勘定科目は、年度末に作成する決算書類「貸借対照表」や「損益計算書」を作成するときにも使われています。

・税金の計算
経費として計上しているものの中には、税金の対象となるものが含まれています。確定申告の際には、消費税、事業税、固定資産税などの税金類を「租税公課」という勘定科目を使って計上するか必要があります。そのため、税金の計算をする際にも、勘定科目が必要となります。

・社外で
勘定科目は社内だけで必要とすされているものではなく、自社以外の第三者である利害関係者、つまり、銀行などの金融機関や株主、取引先などに経費の動きを見せる目的もあります。例えば、銀行などの金融機関の場合、企業から融資の依頼があったとき、その申し出を受け入れるかどうかの判断として使われます。

勘定科目は自由に設定することが可能！

勘定科目は、法律で定められているものではありません。つまり、個人や社内で自由に設定することができます。適切な勘定科目がないと、「雑費」という勘定科目で処理をしてしまいますが、あまりにも雑費のが多すぎてしまうと、後に帳簿を見た時に分からなくなってしまう恐れがあります。

ですから、適切な勘定科目を設定することは大切です。ただし、勘定科目を設定する際には、社内はもちろん、外部の株主や債権者、取引先など利害関係者でもすぐに理解できる勘定科目を設定することがポイントです。

勘定科目にはたくさんの種類が存在しています。「どんな勘定科目で設定しよう・・」と悩んだときには、貸借対照表や損益計算書などの決算書類に、これら勘定科目が分類されることを念頭に置きつつ、適切な勘定科目を設定するようにしましょう。

勘定科目を設定する際の注意点

すでに触れた点と重なる部分もありますが、勘定科目を設定する際には、次の点に注意しましょう。

・勘定科目は企業ごとに異なる
勘定科目は企業ごとに異なります。そのため、以前勤務していた企業の会計知識をそのまま活かして、同じ勘定科目をそのまま使用することはできません。もちろん、同じ勘定科目もあるかもしれませんが、勘定科目に関してのルールを企業ごとに設けています。

例えば、ノートなどの文房具類を「消耗品」と記帳する企業もあれば、「備品」と記帳する企業もあります。ですから、企業ごとに使われている勘定科目をしっかり確認するようにしましょう。

・一般的な勘定科目を使うこと
一般的な勘定科目とは、誰が見ても理解できる、ということです。新たに会計ソフトを導入したときなどは、新たな勘定科目が出てくることがあります。どの勘定科目に振り分ければよいのか分からないときは、決算書類に勘定科目が記載されることを思い出しましょう。また、青色申告決算書に記載されている勘定科目を参考にすることもできるでしょう。

・勘定科目は連続して使用すること
企業会計には、「継続性の原則」という決まりがあります。これは、一度設定した勘定科目は、継続的に使用しなければならない、という原則です。勘定科目を継続的に使用するなら、誰が見ても分かりやすい帳簿となりますし、経費の動きを正確に把握することが可能となります。

しかし、業務形態が変わるなどの理由で、勘定科目を変更しざるを得ない状況もあります。そのような場合は、例外として勘定科目を変更することが認められています。

よく使われている勘定科目

勘定科目は、「資産」「負債」「純資産」「収益」「費用」の5つのグループで分類されています。貸借対照表では、左側の借方に企業が保有している「資産」、右側の貸方には、支払い義務のある「負債」、資産から負債を差し引いた「純資産」を記載します。この書類では、現時点での会社の財務状態を読み取ることができます。

一方、損益計算書には、売上などの「収益」と、収益を得るためにかかった「費用」を記載します。では、グループごとに分類されている一般的な勘定科目をみていきましょう。

「資産」

資産とは、会社が保有している財産のことです。現金や商品、土地、建物、権利などが会社の保有している財産になります。

・現金：硬貨、紙幣、郵便小為替、他人振出小切手、配当金領収書
・普通預金：普通口座を利用した取引
・定期預金：定期預金口座を利用した取引
・当座預金：当座預金口座を利用した取引
・現金過不足：帳簿の残高と実際の残高が一致しなかったとき
・売掛金：商品やサービスなどを提供し、将来入金される現金
・受取手形：手形債権での取引
・立替金：会社が従業員のために立替て支払った現金
・未収金：本来の営業活動以外で生じた未回収の現金を処理
・建物：工場、倉庫、事務所、社宅、営業所など事業用の建物を取得したとき
・車両運搬具：自動車、トラック、バイク、フォークリフトなど事業用の車両を取得したとき
・土地：店舗、事務所、工場、社宅、来客用の駐車場など事業に関連した敷地を取得したとき

「負債」

負債とは、会社が支払う義務のある債務のことです。それには返済義務のある現金やモノなどが該当します。

・買掛金：商品や材料などの仕入れを受領し、代金が未払いのもの
・支払手形：手形で購入したとき
・未払金：有価証券や固定資産など商品以外のものを仕入れたとき
・預り金：役員や従業員、取引先などから一時的に預かり、それを後日返金、もしくは本人に代わり第三者に支払ったとき
・借入金：金融機関から借りた資金を処理したとき

「純資産」

純資産とは、資産から負債を差し引いた会社の持つ純粋な財産のことです。

・資本金：会社を経営するための運転資金として準備した自己資金
・資本準備金：自己資金のうち、資本金に参入しなかったもの
・資本剰余金：自己株式の売却、減資など、資本金もしくは資本準備金に取り崩した剰余金
・元入金：個人事業主が事業資金を個人の現金として使用したとき

「収益」

収益とは、会社は事業から得た儲けのことです。

・売上：商品やサービスなどを提供することで得た収益や収入
・受取利息：普通預金や定額預金などの預金利息
・受取配当金：株式の配当金や株式投資信託の収益分配金
・有価証券評価益：企業が保有している有価証券が、時価評価を上回ったとき
・有価証券評価損：企業が保有している有価証券が、時価評価を下回ったとき
・雑収入：本業から得た収入ではなく、勘定科目に当てはまらない収益

「費用」

費用とは、会社が事業を行って収益を得るためにかかった必要経費のことです。
・仕入高：商品の仕入れ代金や、仕入れ時に発生する運賃など
・期首商品棚卸高：前期末の棚卸の在庫を当期へ繰り越されたもの
・期末商品棚卸高：期末在庫として残ったモノを、時期へ繰り越すもの
・給与手当：従業員の給料
・役員報酬：役員に支払われる報酬
・外注費：社内の業務を外部業者に委託した際に発生した費用
・交際費：取引先などにお中元やお歳暮などを贈ったときに発生する費用や香典など
・会議費：業務に関する打ち合わせにかかった費用
・水道光熱費：電気代、水道代、ガス代などの費用
・福利厚生費：従業員の健康診断や社内レクリエーションなどの費用や慶弔費
・通信費：固定電話、携帯電話、インターネット通信費など
・広告宣伝費：商品さサービスの販売促進を目的とするパンフレットの作成費や広告掲載費
・損害保険料：棚卸資産や事務所、機械などの事業用資産に対してかけた火災保険や自動車などの損害保険料
・消耗品費：ボールペンやノートなどの文具や小物など30万円未満の備品購入費用
・旅費交通費：出張などでかかった交通費や宿泊費
・リース料：リース契約に基づき支払われる貸借費用
・支払報酬：弁護士や税理士などの専門家に支払われる報酬

まとめ

経営者はもちろん、経理や会計担当者は、勘定科目についての基礎知識を身に着けておくことは必須です。勘定科目は、自社内だけでなく、利害関係者にも関係するものです。ですから、どのような勘定科目が存在しているのか、取引が発生したとき、どの勘定科目に分類できるか、などをマスターしましょう。

また、新たに勘定科目を設定するときには、企業内のルールや「継続性の原則」に従って、多くの人が理解しやすい一般的な勘定科目を設定することは大切です。そして、貸借対照表や損益計算書などの決算書類の作成がスムーズに進むように、勘定科目を使って日々の取引を記録していきましょう。

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