「就業規則」とは、職場のルールや労働条件に関する内容が記載されている規則です。常時10人以上の従業員を設置している場合は、雇用者に作成する義務があります。この記事では、就業規則とは何か、作成時のルール、就業規則に記載すべき事項など、経営者が知っておくべき就業規則についての基礎知識を解説していきます。

就業規則とは？

就業規則とは、会社が従業員に向けて設けた、社内でのルールのことです。従業員を常時10人以上雇用している場合に、就業規則作成義務が発生します。就業規則には、始業時刻や終業時刻、休憩時間、休日や賃金、退職などに関する「労働条件」と、職場のマナーなどの「法律規律」について記載されています。

就業規則を作成した後は、ただ会社に保管するものではなく、従業員の過半数もしくは組合の過半数に周知し、意見書を添付したうえで、管轄地区の労働基準監督署に提出することが労働基準法により義務付けられています。

従業員が常時10人以上は作成義務対象

就業規則作成の義務は、すべての事業所が対象となっているわけではありません。労働基準法では、従業員を常時10人以上雇用している事業所が作成義務対象としています。従業員10人以上とは、その事業所で雇用しているすべての労働者のことです。

それには正社員だけでなく、契約社員、アルバイト、パートなどすべてが含まれます。ただし、業務委託の社員、派遣社員、季節限定の臨時社員などは対象外になります。

従業員が常時10人未満は任意

従業員が常時10人以上の事業所は、就業規則の作成と提出が義務となりますが、従業員が10人未満の事業者に関しては任意となっています。つまり、法的義務はありません。しかし、就業規則は会社が従業員に対して設けたルールのようなものです。

もしルールがないとどうなるでしょうか？何かトラブルが発生した場合、さらに問題が大きくなることでしょう。そのため、従業員が10人未満だとしても、就業規則を作成するとよいと言われています。

なお、常時10人未満の事業所の中で、労働者6人以上の従業員を雇用している事業所のほとんどは、就業規則を作成しているようです。

就業規則を定める上でのルール

労働基準法では、就業規則を定めるうえで2つの原則を設けています。それは、

①常時10人以上従業員を雇用している事業所は、就業規則を作成し、管轄地区の労働基準監督署へ提出すること
②作成した就業規則に効力を持たせるために、従業員へその内容を周知すること

従業員への周知とは、事前に従業員に意見を聞き、それを参考にしながら就業規則を作成すること、また作成した内容をいつでも確認できる状態にすることを意味しています。従業員に周知する具体的な方法として、次のような方法が挙げられます。

・各作業場の従業員が見やすい場所に、就業規則を掲示する
・就業規則を書面にし、従業員に交付する
・磁気テープや磁気ディスクなどの磁気媒体に記録し、従業員が常時確認できるよう電子機器を設置する

このように職場の環境に応じた方法を採用し、就業規則を従業員へ徹底周知する必要があります。

就業規則を作成する際の記載事項とは？

では、就業規則を作成する際、どのような規定を設ければよいのでしょうか？労働基準法には、どのようなことを規定すべきなのか、細かく定めています。就業規則には、必ず記載しなければならない「絶対的記載事項」と、制度が整えられていれば記載する「相対的記載事項」、任意で記載する「任意的記載事項」の3つに大きく分類されています。

絶対的記載事項

絶対的記載事項とは、労働基準法の中で記載することが義務付けられている項目のことです。絶対的記載事項の記載漏れがあると、ペナルティが発生することもあります。絶対的記載事項には、労働時間、賃金、退職の3つに関することを記載します。

就業規則を作成する際に、厚生労働省が用意しているモデルを参考にすることもできますし、社会保険労務士などに相談したりすることができます。いずれにせよ、自社にピッタリの就業規則を作成する必要があります。

・労働時間に関して
労働時間に関しては、始業と終業時刻、休憩時間の長さ、休憩時間の取り方、休日、有給休暇や特別休暇などについて、明確に記載しなければいけません。例えば、「始業は8:30とし、終業は17:30とする」「休憩時間は12:00～13:00までの1時間とする」など、具体的な所定労働時間を記載します。

また、シフト制を導入している事業所の場合は、各シフトの時間帯、交代期日なども明確に規定する必要があります。

・賃金に関して
トラブルの原因とならないために、特に賃金に関しては明確な規定を設ける必要があります。具体的には、賃金形態、賃金の計算方法、賃金の支払い日、賃金の支払い方法、賃金の締切日、昇給についてなどを記載します。

・退職に関して
就業規則では退職に関して、「自己都合退職」「会社都合退職」「自然退職」の3つの退職に応じて、それぞれ明確な規定を設ける必要があります。

相対的記載事項

相対的記載事項とは、事業所独自で導入している制度に関しての規定のことです。制度の導入は義務ではなく、各事業所が独自で行っているものなので、就業規則に記載するかどうかも、事業所で判断することができます。

就業規則の相対的記載事項には、次のようなものが挙げられます。

・退職手当に関する事項
退職手当を適用させる従業員の範囲や、支払い額の計算方法、支払う時期などについて記載します。

・賞与に関する事項
賞与に関しては、法的な支払い義務はなく、事業所独自で行っていることです。したがって、相対的記載事項として扱われています。賞与に関して記載する際には、トラブルを回避するために、明確な規定を設けましょう。

・最低賃金に関する事項
最低賃金を設定している場合は、それに関する規定を記載します。

・職業訓練に関する事項
資格や免許など就業規則上に必要な職業訓練に関する事項です。これらの資格を保有、もしくは取得した場合、給与や待遇にどのような変化があるのかを記載します。

・安全衛生に関する事項
事業所内で危険なことが起きないように努めていることを記載します。

・災害補償に関する事項
労災保険に関する事項を記載します。業務時間内もしくは通勤中に負傷などをした場合、どのような保障をするか内容を記載します。

・表彰に関する事項
従業員のモチベーションをアップさせるために、表彰制度を導入しているなら、その内容を記載します。

任意的記載事項

任意的記載事項とは、事業所独自の取り決めに基づく規定です。それには理念、心得などが挙げられます。

・総則
総則とは、就業規則の作成目的や適用範囲など、就業規則全体についての内容が記載されています。一例として、複数の雇用形態を取り入れている事業所では、それぞれの雇用向けに就業規則を作成しているところもあります。なぜなら、正社員と非正規社員では、労働条件や待遇の違いがあるからです。

・服務規則
服務規則とは、従業員が業務を遂行する際に、守るべき事項が記載されています。例えば、業務に適した服装に関する基準などが挙げられます。

・副業禁止事項
事業所によっては、副業を禁止しているところもあります。しかし、働き方改革の影響から、副業を禁止するのではなく、一定の規則を設け、本業に支障が及ばない範囲での副業を認めている事業所も増えてきています。副業に関しての規則は、任意記載事項となります。

・ハラスメント対策事項
近年、ハラスメントに関するトラブルが増えています。そのため、セクハラや妊娠、出産、育児などに関するハラスメントを就業規則内に記載するよう推奨されています。

就業規則を作成する3つの方法

では、実際どのように就業規則を作成することができるでしょうか？就業規則の作成方法には、①モデル就業規則の活用、②社労士に作成を依頼、③社内で作成、の3つの手法が一般的です。

①モデル就業規則を活用する方法
厚生労働省や東京労働局などのホームページには、「モデル就業規則」というテンプレートが掲載されています。それぞれ会社には特徴がありますので、すべてをそのまま規則とすることはできませんが、規定例や解説などを参考にしながら、自社にピッタリの就業規則を作成することができるでしょう。

②社労士や弁護士に就業規則作成を依頼する方法
就業規則を作成する際、社会保険労務士や弁護士などの専門家に依頼することもひとつの方法です。社会保険労務士は、人事労務関連の法律を熟知していることに加え、就業規則に関する知識や実績を保持している人事労務のプロです。就業規則作成の頼もしい専門家と言えるでしょう。

③社内で作成する方法
就業規則は、社内で作成することもできます。人事や総務など管理部門を中心に作成することができるでしょう。

就業規則の届出について

就業規則を作成した場合は、社内に整備するだけでなく、労働基準監督署に提出することが義務付けられています。

労働基準監督署とは？

労働基準監督署とは、労働基準法に基づいて、事業場に対して監督などを行う厚生労働省の出先機関のことです。労働基準法には、就業規則を管轄地区の労働基準監督署に提出することで届出をしたとみなされると規定されています。

届出の期間

就業規則を労働基準監督署へ届けるための期間は、特に規定されていません。法律上では、遅滞ないようにと記載されているのみで、具体的な期限はありませんが、なるべく早めに提出するようにしましょう。

届出に必要な書類

就業規則を届出る際、就業規則のほかに、就業規則（変更）届、意見書も一緒に提出する必要があります。

①就業規則
就業規則を届出る際には、規則内の目次、前文、附則などを含めた就業規則を提出する必要があります。また、別規定を設けた場合は、当該別規定も一緒に提出しなければいけません。

②就業規則（変更）届
就業規則に加え、就業規則（変更）届も一緒に提出する必要があります。就業規則（変更）届に関しては、書式や様式は規定されていないため、自由な書式で作成することが可能です。

その際、まず「就業規則（変更）届」というタイトルを記載し、就業規則を届出る旨の内容と事業所の所在地、事業所の正確な名称、使用者の職名と氏名などの最低必要事項と押印をします。通常、A4の用紙での作成が一般的となっています。

③意見書
意見書とは、事前に従業員による意見をまとめた書類です。この書類も上記の2つの書類と一緒に提出します。意見書に関しても、書式や様式は規定されていません。A4の用紙などに「意見書」というタイトルを記載し、使用者の宛名、就業規則案に関しての意見、労働代表者の印を記載したものを作成します。

就業規則がないとトラブルの原因に！

就業規則によるルールを明確にしていないと、トラブルへ対処することができなくなる可能性があります。具体的には、次のようなデメリットを招く危険性があります。

・従業員の欠勤に対処できなくなる
就業規則がないと、賃金や休業などの対応が難しくなるため、従業員の欠勤に対処することができなくなる可能性があります。

・有給休暇を付与できなくなる
就業規則がないと、会社の都合で有給休暇を付与することができなくなる可能性があります。労働基準法では、雇用者は従業員に対して、有給休暇を付与する義務あり、年次有給休暇で計画的に付与することが一般的となっています。しかし、有給休暇についての規定を設けていなければ、計画的付与を行うこともできなくなります。

・従業員が突然退職する可能性がある
就業規則には、会社のルールとして退職についての規定を設けることができます。法律上では、会社を辞める場合は2週間前に申し出ることになっています。しかし、現実的には2週間で業務を引き継ぐことは容易ではありません。もし退職に関する就業規則がなければ、法律上の2週間が適用されるため、雇用主は従業員の退職に対処できなくなる可能性があります。

まとめ

・常時10人以上の雇用がある事業所は、就業規則を作成する義務がある。
・就業規則の内容は、「絶対的記載事項」「相対的記載事項」「任意的記載事項」の3つに分類されている。
・就業規則は、管轄地区の労働基準監督署へ届出ること。
・作成した就業規則は、従業員に周知する必要がある。
・就業規則がないとトラブルを招いたり、トラブルに対処することができない。

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