会計帳簿や振替伝票、出金伝票などには、必ず「摘要（てきよう）」という欄があります。どのような様式でも、摘要の欄は比較的広いスペースがあるため、どのようなことを記載すればよいのか悩んでしまう方も少なくないようです。実際のところ、摘要の欄には、何を記載すればよいのでしょうか？この記事では、会計担当者であれば知っておきたい、摘要に関する基礎的な知識について解説していきます。

「摘要（てきよう）」の意味とは？

会計帳簿の摘要の欄を記載するためには、まず「摘要（てきよう）」の意味を知ることが大切です。摘要の「摘」という文字には選んで抜き出す、「要」には大事な箇所という意味があります。したがって、「摘要」には、大事な箇所を選んで抜き出すという意味をもっています。

なお、摘要は、「摘要する」という動詞として使われることがあります。この場合は、全体の中から重要な部分だけを選んで抜き出すときに使われます。例えば、書籍などでは全部を読まなくても、摘要を読むだけで内容を理解できるようにまとめることをいいます。そのためには、内容をきちんと把握でき的確な文章作成能力が必要となります。

会計帳簿上での「摘要」とは？

会計業務で作成する帳簿や伝票には、適用欄というスペースが必ずあります。会計帳簿上での摘要には、具体的な取引内容を分かりやすく簡潔にまとめたメモのようなものです。帳簿には「現金」や「交通費」などの勘定科目も記入しますが、これだけでは具体的な取引内容まで知ることはできません。

勘定科目は簿記上の会計用語で、取引金額の内容を表す言葉です。しかし、摘要欄を設けることで、「取引先（支払先）」や「具体的な取引内容」などの情報を記載することができ、取引内容がすぐに把握することができます。

領収書での摘要は「但し書」

領収書には、宛名や日付、金額などを記入する項目以外に、「但し書」という項目があります。但し書は、摘要に該当する項目といえます。領収書を発行する方の中には、ただ「品代」と書かれているものもありますが、本来は具体的な取引内容を記載する必要があります。領収書は、該当取引の証拠となる重要な書類のひとつで、税法上では経費として認められるために欠かすことができません。

したがって、具体的な取引内容が記載されていない「品代」という領収書は、経費として認められないこともあります。なお、宛名に関しても金銭受理の証明書として認められるためには、「上様」ではなく、正式な氏名や会社名を記載しなければなりません。

伝票での「摘要」とは？

伝票にも摘要欄があります。伝票の場合は、お金を「どこで」「何に使用したか」などを分かりやすく、明確に記載します。原則的には、「取引の相手先」と「取引内容」の2つの項目を記載する必要があります。例えば、取引先の○○株式会社のAさんと打ち合わせをした場合は、「○○株式会社　A氏と打ち合わせ　○○カフェ店」などと摘要欄に記載できます。

また、切手を購入した場合は「日本郵株式会社　84円切手10枚」、売掛金の入金があった場合は「○○株式会社　売掛金入金〇月分」などと概要欄に記載できるでしょう。

「摘要」と「備考」の違い

帳簿によっては、「摘要」と「備考」の2つの記入欄があることがあります。摘要と備考は似ている言葉ですが、どのような違いがあるのでしょうか？備考には、参考のための備えとして書き添えるもの、という意味があります。つまり、本文の補足を補うために書き記すことを備考といいます。

例えば、履歴書には摘要欄ではなく、備考欄が設けられています。この場合、摘要ではないので履歴書の要点を記載するのではなく、本文の補足を補うために自分の要望や希望などを記入します。つまり、両者の違いをまとめると次のようになります。摘要に書かれた内容は、本文の要点をかいつまんだものなので、すぐに概要を把握できる一方、備考は単なる覚書なので、それを呼んでも本文の意味を把握することはでない、という違いがあります。

「摘要」と「適用」の違い

「適用」も「てきよう」と読むため、「摘要」の同音異義語になります。「適」には、ちょうどよいという意味があり、用いるの「用」と合わせることで、ちょうどいいように当てはめて用いること、という意味を持っています。つまり、「摘要」と「摘要」は、読み方は同じであっても意味は全く違うので注意しましょう。

さらに、摘要には、それと似た意味を持つ「要旨」や「大意」などの言葉もあります。要旨には大切な内容という意味があり、主に発表や論説などに使われ、箇条書きで記載することがあります。また、大意には物語や文章の意味をおおまかに掴むという意味があります。いずれにせよ、どちらも摘要と似ていますが、言葉の意味は全く異なっています。

摘要を記載する目的とは？

摘要を記載することには、主に3つの目的があります。それは、「取引内容を具体化するため」「税法を守るため」「税務調査などの外部チェックの対応のため」の3つです。では、それぞれの目的を詳しくみていきましょう。

目的①取引内容を具体化するため

摘要欄を記載することには、具体的な取引の内容やお金の流れをはっきり把握できるようにさせることが挙げられます。では、ひとつの例で考えてみましょう。

例えば、10万円のパソコンを現金で購入した場合は、次のような仕訳になります。

（借方）消耗品費　100,000円　　　（貸方）現金　100,000円

もし帳簿の記録に勘定科目とその金額のみしか記載されていない場合、後日、この内容を見たときにどのような取引をしたのか思い出すことは容易ではありません。自分で支払をして自分で帳簿づけをしていれば、もしかしたらその内容を思い出せるかもしれません。しかし、1年間の事業活動で行う取引数はたくさんあるので、そのすべての取引内容を記憶しておくことは難しいでしょう。

また、他の人が帳簿を記載している場合は、それが何だったかを取引内容を調べなければいけません。しかし、摘要欄にどこで何に使ったのかを具体的な取引内容を記載しておくなら、誰がみてもその取引内容を把握することができます。

なお、最近のほとんどの会計ソフトでは、摘要欄が設けられており、摘要欄に記載したある特定のキーワードをもとに、そのキーワードを入力した仕訳を検索することが可能です。このような機能を上手に活用するなら、会計業務の効率化にもつながります。そのためにも、摘要欄に適切な内容を記載することはとても重要と言えます。

目的②税法を守るため

消費税法では、課税事業者（消費税の納税義務者）が、仕入税額控除（原材料費や外注費など仕入れなどにかかる消費税の控除）などの適用を受けるためには、帳簿に記載すべき事項がいくつか定められています。

具体的には、「取引の年月日」「内容」「金額」「取引相手の氏名や名称」などの必要事項を記載することが求められています。つまり、仕訳内容を記載したときに、それら必要事項が摘要欄に記録されていない場合は、仕入控除額が適用されなくなってしまいます。それにより、納税額が増えてしまうという結果につながります。

目的③税調査などの外部チェックの対応のため

概要欄を記載することは自分など社内のためだけでなく、税務調査のような外部にチェックの対応のためにもなります。税務調査をはじめとする外部から、仕訳が記載された帳簿の提出を求められた際、各仕訳に対する摘要を見ても不明なものが多い場合は、仕訳のもとになっている資料や証拠の提示を求められることがあります。

仕訳の内容を聞かれたときに、すぐにどのような取引であったかを説明できれば問題ありませんが、たいていどのような取引だったのか曖昧になっています。そのため、仕訳をみて資料や証拠書類などがないと、ずさんな管理をしている印象を税務署に与えてしまうことになります。そして、調査の対象となってしまい、実地調査後も追加の資料を請求されるなど、税務調査完了までの期間が長引いてしまう可能性があります。

概要欄に記載すべきこととは？

では、摘要欄にはどのようなことを記載すればよいのでしょうか？概要欄は基本的に「取引の相手先（売上先や仕入先など）の氏名や名称」と「取引内容」を記載することとなっています。特に取引相手先の氏名や名所に関しては、その正式名称や略称で記録することが義務となっています。

所得税法第58条には、売上げに関する記載事項に関しては、「取引の年月日、売上先の相手方、品名や給付の内容、数量、単価もしくは金額、日々の売上の合計金額・・などを記載すること」、また「保存している納品書控や請求書控などで取引内容を確認できる取引に関しては、取引相手ごとに日々の合計金額のみの一括記載が可能であること」と規定されています。つまり、取引内容については、売上の場合であれば、何を販売したのか、諸経費の場合は何に対しての支払いなのか、その内容を具体的に記録する必要があります。

また、所得税法には、「小売りやそれに類するものを行なう場合の現金売上については、日々の合計金額のみを一括記載することができる」と規定されています。つまり、小売店や飲食店のように不特定多数の取引のある売上業種の場合は、日々の売上を摘要に記載する際には、「本日分売上」などと一括にまとめて記載することが認められています。

消費税法で規定されている概要欄に記載すべきこと

上記の点と重複する点もありますが、要約するなら、消費税法では、消費税の仕入れ税額控除を受けるためには、次の4つの項目を記載することが求められています。

①課税仕入れの相手先の氏名・名称
②課税仕入を行った年月日
③課税仕入れにかかる取引の内容
④課税仕入れにかかる支払対価の額

そして、これらのうち①と③は概要欄（②と④は帳簿に記載）に記載しなければいけません。

概要の具体的な記載例

ではここで、概要の記載方法についてみてみましょう。

ケース1：基本的に取引をする際には、納品書や請求書などの売上に関する書類を発行することが基本となっています。そのような場合は、相手先別に合計金額を記載し、概要欄に「○○へ売上」などと記載することができます。

例：掛け取引先の○○物流へ商品A3,000円を5個、合計15,000円分納品し、○○物流への納品書を保存している場合
（借方）売掛金　15,000円　（貸方）売上15,000円　（摘要）○○物流へ商品A3,000円を5個売上

ケース2：小売店や飲食店のように、不特定多数の取引のある売上業種の場合は、1日の業務終了後、レジを締めた後の1日の合計金額を金額欄に記載し、摘要欄には「本日分売上」などと記載することができます。

例：飲食店のレジを締めた後、1日の現金売上は80,000円だった場合
（借方）現金　80,000円　（貸方）売上　80,000円　（摘要）本日分売上

ケース3：法人の場合も、基本的には小売業などの売上と同じように記載することができます。先述した例でみてみましょう。

例：10万円のパソコンを現金で購入した場合
（借方）消耗品費　100,000円　　　（貸方）現金　100,000円　（概要）○○電気・パソコン

ケース4：少額な費用の場合は、1日の合計額として「本日分」として記載することも可能です。

例：文具店で文具を現金500円分購入した場合
（借方）消耗品費　500円　　　（貸方）現金　500円　（概要）○○文具店　文房具

帳簿の概要欄を簡略化できるケース

帳簿の概要欄は、ケースによっては簡略化できるものがあります。いくつかの例をみてみましょう。

・1回の取引で2種類以上の商品を購入したとき
例えば、ドラッグストアでボールペン600円とお茶400円を現金1,000円で購入した場合、取引内容はそれぞれの品目を記入する必要がありますが、必要経費であれば「文房具等」と記載することができます

・月締めで継続的な取引をしている仕入先を記帳する頻度
例えば、仕入先と継続的な取引があり、月締めで請求書を受領している場合などは、毎回の取引ごとに記載する必要はありません。締日に合計金額を記入し、「〇月分」などと記載することが可能です。

・取引先を略称で記載したいとき
帳簿を記載する際、取引の相手方の氏名もしくは名称は、原則として個人事業主場合はフルネーム、法人の場合は〇〇株式会社など称号を記載するよう定められています。しかし、個人の飲食店の多くは、屋号で営業しています。このような場合は、相手方が特定できるなら正式名称である必要はありません。

また、特定の取引先が複数あるなら、正式名称と略称が併記された取引先の名簿などを付けることで、略称で記載することが可能となります。

概要を記載する際に注意すべきこととは？

概要を記入する際に一定のルールを決めること

概要を記録する際、社内で一定のルールを設けることは大切です。注意したいのは次の点です。

①全角・半角
全角と半角は区別しておきましょう。

②漢字・カタカナ・英語
例えば、大手通販サイトアマゾンを利用した場合、摘要欄に記載する名称を「アマゾン」とカタカナ表記で記載するか、それとも「Amazon」と英語表記で記載するのか、どちらかに統一することを社内のルールとして決めることができます。

③順番
取引先と取引内容を記載する場合、どちらを先に記載するかを決めておくなら見やすい帳簿になります。

全角・半角、漢字・カタカナ・英語でも税法上は、特に問題はありません。しかし、会計ソフトを利用している場合は、キーワード検索をするときに別々のものと判断してしまいます。そのため、同一の支払先を調べたい場合、すべての情報を一度に検索することができず、業務の効率が低下してしまいます。ですから、会計スフとの検索機能を活用するためには、社内で概要欄の書き方のルールを決めておきましょう。

交際費の概要は必要情報を補う内容を記載すること

交際費か会議費かなど勘定科目を決める際に判断が必要なものに関しては、摘要欄が必要な情報を補います。ですから、具体的な内容を記載する必要があります。例えば、取引先の○○株式会社のAさんとBさんと自分で、△△居酒屋に飲みに行った場合は、概要欄に「△△居酒屋　飲食代　○○株式会社　A氏を含む3名」などと記入することができます。

標準税率10%と軽減税率8%を区別して記載すること

2019年10月1日から消費税率が変更となり、軽減税率制度が開始されました。これに伴い、会計帳簿を記載する際には、標準税率10%なのか軽減税率8%なのか区分する必要があります。例えば、取引先への手土産や贈答品を購入した場合、食品には8%の税率、食品以外には10%の税率が課せられます。

そのため、概要欄に「○○株式会社へ手土産」と記載されてるだけでは、どちらの税率が適用されているか判断することができません。したがって、どちらの税率が適用されたか分かりにくいものは、仕訳の欄にどちらの税率が適用されているか記載する必要があります。

また、標準税率10%と軽減税率8%の両方を購入することもあります。では、このような場合は、どのように摘要欄を記載すればよいのでしょうか？例をみてみましょう。

例：○○ドラッグストアで常備薬1,000円とコーヒー400円を現金で購入した場合

（借方）福利厚生費　1,000円（貸方）現金1,000円　（摘要）○○ドラッグストア　常備薬
（借方）福利厚生費　400円　（貸方）現金400円　（摘要）○○ドラッグストア　コーヒー代（8%）

このように軽減税率の対象となる仕訳に対して、摘要欄で軽減税率でだと分かるように8%と明記することができます。ただ、毎回8%と記載することは手間となります。そこで社内で8%を意味するマークを決めることができるかもしれません。

例えば「※」マークで統一して記載するなら、入力の手間が省けるうえ、一目見て軽減税率対象仕訳と判断することができるでしょう。また、会計ソフトによっては、税区分を選択することが可能なソフトもあります。選択できる税区分に加えて、摘要欄にも軽減税率かどうかを記載するなら、入力ミスの防止にもなるでしょう。

概要欄を記載することで得られる3つの効果

概要欄を記載することで、どのような効果を得ることができるのでしょうか？ここでは主に3つの効果についてみてみましょう。

効果①入力漏れを確認できる
概要欄を記載すれば、会計ソフトへの入力漏れに気づきやすくなり記入ミスの防止につながります。それには、検索機能を使用した際、確認できるよう摘要欄を統一して記入することが必要です。

効果②経営分析をすることができる
摘要欄で取引内容を細分化できれば、経営分析をすることも可能となります。例えば、前年度と対比したい場合は、対比したい総勘定元帳を開き、検索機能で概要欄に記入した内訳を検索することで簡単に調べることができます。もちろん、概要欄が一定のルールに沿って記入されていることが前提となります。

効果③過去のデータを参照することができる
事業をしていると、毎月発生する支出もあれば、ほとんど取引のないイレギュラーな支出もあります。ほとんどない取引の場合、前回はどのように処理したのか覚えていないことも珍しくありません。このように忘れてしまった場合、前期の会計データを参考にすることができます。その際、摘要欄に取引内容が記載されているなら、検索機能ですぐに確認することができます。

税務調査を意識した帳簿の概要欄を記載しよう！

税務調査で一番重要な書類は、帳簿です。帳簿の作成をプロである税理士に依頼している企業もあれば、社内で作成している企業もあります。では、社内で帳簿を作成している担当者は、「摘要」欄もしっかり意識した帳簿の作成を心がけているでしょうか？実は、税務調査では「摘要」欄もしっかりチェックします。会社側は、税務調査は数年に1回程度しか経験することがありません。

一方、税務署は毎年多くの企業の帳簿をチェックし調査しています。帳簿の量は膨大な数があるため、件数をこなすためには、すべてをチェックするのではなく、要点を絞って確認しています。まず税務調査官が帳簿の摘要欄に関してチェックするのは、「空欄」です。

帳簿の摘要欄が空白になっているとすぐに目に留まり、何にお金が使用されたのか、なぜ入金があったのかが明確にされていないことがすぐに分かります。ですから、摘要欄が空白のままの状態になるようなことは絶対に避けましょう。また、摘要欄に「私的利用」とか「私的入金」など個人的な意味合いが含まれている言葉の記載にも注意が必要です。

まとめ

会計上での摘要の意味や目的、記載方法などについてみてきました。摘要には取引の相手先の氏名・名称と取引内容を記録することが基本となっています。仕入控除を受けるためには、摘要欄を記載することは必須です。また、社内で一定のルール決めて記載することは、業務の効率化につながります。もしまだ一定のルールを決めていないなら、この機会にルールを決めてみるのはどうでしょうか？

昨年2019年10月からの消費税の改正に伴い、現在は、軽減税率対象も概要欄に明記する必要があるため、仕訳などの会計業務の手間が増えています。しかし、摘要のルールを設けていれば、業務の効率化につながることに加えて、外部対応した帳簿を作成することができます。

是非、税務調査を意識した帳簿作成を心がけましょう。帳簿作成に関して質問や分からないことがある方は、お近くの信頼できる会計の専門家・税理士に相談されることをおすすめします。

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