ビジネスで欠かすことができない請求書を郵送する際、封筒に「請求書在中」と記載することがビジネスマナーとなっています。普段から請求書を送付している担当者の中には、特に何も考えずに「請求書在中」というスタンプを押しているという方も多いのではないでしょうか？この記事では、請求書の封筒に「請求書在中」を記載する理由や正しい書き方など請求書についての基礎知識について解説していきます。

「請求書在中」と記載する目的とは？

封筒の表面に記載されている「請求書在中」という言葉は、添え字と呼ばれています。この他にも「進展」や「履歴書在中」「折曲厳禁」「契約書在中」などがあります。なぜ封筒に添え字を記載するでしょうか？添え字にはどのような目的があるのでしょうか？

実は、請求書の書き方には法律上のルールがないのと同じように、請求書の封筒の書き方にも厳密なルールは存在していません。しかし、「請求書在中」と記載することは、相手に封筒の内容を分かりやすく伝えるために、主にビジネスマナーの一環として行われています。

企業の規模にもよりますが、規模の大きな企業であれば、毎月何百枚もの請求書を発行したり、受け取ったりしていることでしょう。また、DMなどの緊急を要しない郵便物もたくさん受け取るため、見覚えのない送り主の封筒は、開封されない可能性もあります。このような状況の中で、添え字がない状態の封筒は、見落とされてしまう可能性があります。

しかし、封筒に「請求書在中」と添え字があれば、封筒を見た瞬間に中身を把握することができるので、相手は重要書類であることを瞬時に理解することができます。このように請求書の封筒に「請求書在中」と添え字を記載することは、ほかの郵便物と区別しやすいよう、受け取る方の利便性を考えたビジネスマナーとなっています。

「請求書在中」の封筒への正しい書き方：記載する位置は？

先述したように、請求書の書き方には厳格なルールはありませんが、一般的なビジネスマナーに沿って記載する必要があります。では、「請求書在中」と添え字は封筒のどこに記載すればよいのでしょうか？ある程度記載する位置を決めておくなら、受け取る方に見落とされる可能性を低くすることができるので、封筒のタイプによって記載する位置を変えることがマナーとなっています。では、それぞれのケースで「請求書在中」を記載する位置を確認していきましょう。

縦書きの封筒の場合

縦書きの封筒で請求書を送付する場合は、封筒の左下に「請求書在中」記載することがマナーとなっています。なぜなら、一番右側に住所、真ん中に宛名を記載するため、空いている場所が左側しかないからです。受け取る側が一目で封筒の中身が請求書であると分かることが目的ですから、住所と被る場所に記載したり、封筒の裏側に記載したりすることがないようにしましょう。

横書きの封筒の場合

横書きの封筒で請求書を送付する場合は、封筒の下側に「請求書在中」と書くことができます。横書きの封筒は上部に住所、真ん中に宛名を記載するので、下側の右側付近に記載するなら、全体のバランスがよくなるでしょう。

海外に送る場合

近年は、海外の取引先に請求書を送付する企業も増えてます。海外へ請求書をエアメールで送付する場合は、大型封筒か封筒の周りに赤と青の枠取りがあるものを使用することが一般的です。左上に差出人の名前、会社名、住所をそ記載し、封筒請求書在中を意味する英語表記「INVOICE ENCLOSED」を記載します。エアメールはたいてい、横書きとなっています。したがって、住所の下や封筒の右下部分などの目立ちやすい位置に記載します。

右上には切手を貼り、その下に「航空便」を意味する「VIA AIR MAIL」を記載します。そして、中央下部に宛先の担当者、会社名、住所を記載します。

「請求書在中」の封筒への正しい書き方：何色で？

請求書の書き方には厳格なルールがないため、「請求書在中」という添え字を何色で記載するか、という決まりもありません。しかし、ビジネスマナーでは、「青色」で記載することがマナーとなっています。他の文字と色を変えることで、受け取る方がすぐに内容を把握できることができるからです。つまり、黒字で記載するなら、住所や名前と色が被ってしまうため、見落とされてしまう可能性があるからです。

では、「赤色」で記載するのはどうなのでしょうか？もちろん赤色が絶対にダメ、というルールはありませんが、赤色は赤字を連想させる色として知られています。そのため、ビジネス上では、赤色を使用することはNGとなっています。最近は、赤色を使用しても気にならない人も増えていますが、ビジネスマナーに厳しい方もいますので、青色を利用するのが無難と言えるでしょう。

「請求書在中」の封筒への正しい書き方：手書きはOK？

「請求書在中」を手書きで記載することには、特に問題はありません。ただし、相手が見やすいように記載することが基本です。あまりにも小さい文字や汚い文字で記載するなら、中身を一目で判断してもらう、という添え字の目的を果たすことができません。ですから、見やすくてきれいな文字を意識して記載するようにしましょう。そして、文字を記載した後は、四角や丸の枠で囲み、目立つようにさせます。

手書きで毎回記載することもできますが、毎月大量の請求書を発行したり、キレイな文字に自信がない場合は、スタンプを利用することもひとつの方法です。インクが入っているタイプのスタンプであれば、1プッシュで印字することができるので事務作業の効率アップにもつながります。また、スタンプには封筒のタイプに合わせて、縦書き用のものと横書き用のものが用意されています。両方を用意しておくなら、どんな封筒にも対応できるでしょう。

さらに「請求書在中」とすでに記載されている封筒も販売されています。社名が印字された専用の封筒がない場合は、すでに印字されている封筒を使うこともできるでしょう。

「請求書在中」と記載するメリットとは？

では、請求書在中と記載することには、どのようなメリットがあるのでしょうか？先述した部分と重複するところもありますが、次のようなメリットがあります。

メリット①相手の見落としを防げる
請求書は、お金を支払うための重要な書類のひとつです。請求書在中と添え字を付けることで、相手が重要度の高い書類を見落とすことを防ぐことにつながります。

メリット②入金遅れや漏れのリスクを防げる
請求書は、提供した商品やサービスに対しての代価を決められた期日までに支払ってもらうことを目的としています。もし請求書をなくしてしまえば、入金が遅れる可能性が高まります。このようなりリスクを低くするためにも、請求書在中としっかり記載することは大切です。

メリット③開封時に中身を傷つける可能性が低くなる
毎日たくさんの書類が届くと、どうしても扱いが雑になってしまう傾向にあります。もし請求書在中と記載しなければ、封筒をビリビリと破かれてしまい、中の請求書まで破られてしまい、入金金額が分からなくなってしまうかもしれません。しかし、請求書在中と記載することで丁寧に封筒を開けるため、そのような事態を回避することができます。

まとめ

請求書は、ビジネスでは欠かすことができない重要な書類です。送付した請求書が見落としされることなく、無事に中身を確認してもらうためには、請求書そのものだけでなく、封筒にも注意しなければいけません。そのためには、「請求書在中」と記載することで心遣いを示すことがビジネスマナーとなっています。是非、お互いが気持ち良い取引ができるようビジネスマナーに沿った請求書を送付するようにしましょう。

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