ビジネス上の取引には、必ず「請求書」が発生します。その際、請求書と一緒に「送付状」を同封することはビジネスマナーのひとつです。では、なぜ請求書と一緒に送付状を同府する必要があるのでしょうか？

この記事では、取引先に請求書を送る際、ミスや失礼がないよう送付状の書き方について詳しく解説していきます。

請求書とは？

そもそも請求書とは、どのようなときに発行する書類でしょうか？それはみなさんもご存知の通り、代金を取引相手に請求するときに発行する書類です。会計業務の一環として、請求書を発行している事業所も多いのではないでしょうか？

ビジネスを営んでいるなら、必ず取引があるはずです。そして、入金がなければビジネスは成り立ちません。入金を滞りなくしてもらうためには、正しい請求書の作成はもちろん、ビジネスマナーを守ることがとても大切です。

請求書には送付状を同封するのがビジネスマナー

請求書を取引相手に郵送する際には、「送付状（送り状）」を付けることが一般的です。請求書だけでなく、送付状まで作成することには、手間と時間がかかります。しかし、送付状にはビジネスマナーというだけでなく、目的があります。では詳しくみていきましょう。

送付状とは？

「送付状」とは、郵便物やFAXを送信する際に添える書状のことです。「送り状」とか「添え状」と呼ばれることもあります。では、送付状にはどのような目的があるのでしょうか？

送付状の目的とは？

目的①請求書の間違い防止
送付状の一番の目的は、送付するものに間違いがないかを確認する、ことです。したがって、送付状には、送付物の概要や挨拶、数量などを明記します。

目的②補足説明
郵便物に関して、追加の説明や補足が必要な場合は、送付状に記載することがあります。

目的③あいさつ
送付状を添付することで、取引相手に丁寧な印象を与える、ことができます。そのため、ビジネスシーンでは、「請求書送付のあいさつ」という目的で送付状を添付します。つまり、送付状を添付することは、ビジネスマナーとなっています。

請求書に送付状を添付することはミスの予防になる！

請求作業は、請求書送付枚数や送付先の部署を間違えるなど、作業ミスが起こりやすいことで知られています。しかし、請求書に送付状を添付することで、請求作業のミスの回避につながります。

具体的には、送付状に、発行した請求書の枚数を記載するなら、一目で枚数の過不足を確認できます。また、送付先の部署を間違えた場合は、送付状を見ることで相手はすぐにミスを発見できます。

特に請求書の再発行をする場合は、取引相手が二重払いをしないよう、その旨を送付状に記載し、ミスを予防することは大切です。

送付状が不要なケース

送付状が不要となるケースがあります。それは先述した目的を果たす必要がない場合です。具体的には、メールの本文に請求書を添付して送する場合は、送付状の作成は不要です。

【メールで請求書を送付する場合】
メールに添付して請求書を送付する場合、なぜ送付状は不要なのでしょうか？なぜなら、メールの本文に送付状で記載すべき内容を記載することができるからです。つまり、メールの本文が送付状に該当する、と言えます。

ただし、日本の場合は、郵送で請求書を送ることが一般的です。そのため、取引相手がメールでの送付を許可しているなら、問題なく請求書をメールで送付することができるでしょう。つまり、いきなりメールで請求書を送付するのは、控えるのが無難です。

【直接請求書を手渡しする場合】
直接請求書を手渡しする場合、口頭で内容を説明することが可能です。しかし、請求書を受け取る側は、その内容を覚えたり、メモを取るなどをしなければいけません。

相手に負担がかかるため、送付状を作成しないことは親切ではないでしょう。ですから直接手渡しする場合でも、送付状を作成するようにしましょう。

送付状に記載すべき項目とは？

送付状には、特に定められている様式はありませんが、記載が必須となる項目があります。それは次の項目です。

【宛先】
送付状の最上部に、宛先を記載します。郵便番号、住所、電話番号、会社名(屋号)などを記載します。会社名は省略せずに記載することがマナーです。株式会社を（株）と記載するのはNGです。

また、会社・部署宛てに送付する場合は、「御中」を記載します。すでに担当者が分かっている場合は、個人名をフルネームで記載してください。（下の名前が不明な場合は、名字のみを記載でも可）

【送付日】
送付日は右上上部に記載します。請求書の日付とは違っていても特に問題ありません。送付日もしくは記入日を記載してください。

【差出人の情報】
送付日の真下に、送付状作成を担当した人の情報を記載します。相手の社名よりも必ず下の位置に記載する必要があります。担当者の個人名だけでなく、会社名、部署名、会社の所在地、連絡先電話番号、FAX、電子メールアドレスなどを記載しましょう。個人事業主の場合は、個人名のほか屋号を記載してください。

なお、請求書や送付状への押印は義務づけられていませんが、会社の角印（個人事業主の場合は屋号の角印、もしくは個人印）を押印するとよいかもしれません。なぜなら、押印することで書類の正当性が高まり、不正やトラブルの予防となるからです。

【本文】
本文は、書類のタイトルから始まり、挨拶や内容確認など記載します。本文の内容は特に決まりはありませんが、挨拶の「前文」、請求書送付を案内する「主文」、まとめの「末文」の3部で構成します。

・タイトル
一般的には「書類送付のご案内」「請求書送付のご案内」などとタイトルが記載されています。

・前文
挨拶の例文として、「いつもお世話になっております。」「平素は格別のご厚情を賜り、厚く御礼申し上げます。」が挙げられます。

・主文
請求書の内容を記した文章を記載します。例えば、「この度の納品に関しまして、ご請求申し上げます。よろしくお願い致します。」「〇月〇日付をもって納品いたしました〇〇の代金は、同封の請求書のとおり金〇〇〇〇円となります。」「先日ご連絡いたしました〇〇についての請求書を送付いたします。」と記載できます。

・末文
取引相手へのマナーを考慮し、今後もスムーズな取引が行えるようなフレーズを記載します。例えば、「御査収くださいますよう、よろしくお願い致します。」「今後もよろしくお願いいたします。」「今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、お願いいたします。」などと記載できます。

なお、ビジネス文書の場合は、頭語と結語を使用することがマナーです。「謹啓」で始まり「謹言」で終わすケースや、「拝啓」で始まり「敬具」で終わすケースが一般的です。また、請求書の送付状では、季節の話題に触れる「時候の挨拶」は行いません。

【書類の内容と送付枚数・部数】
「敬具」で本文を締めた後、書類の内容と送付枚数を記載します。書類内容を書く際には、「記書き」と呼ばれる「記」を行の中央に記載し、その真下に「請求書　〇枚」と記載します。そして右下に「以上」と記載します。

送付状を封筒に同封する正しい方法

送付状を作成することに加え、封筒の入れ方にもビジネスマナーがあります。まず請求書の送付には、A4サイズを三つ折りにした「長形3号」と、A4サイズの書類が折らずに入る「角型2号」を利用するのが一般的です。

・長形3号
長形3号の封筒に入れる場合は、請求書の上に送付状を重ねて折りたたむのがビジネスマナーです。「請求書」や「送付状」といったタイトルの部分が一番上にくるように三つ折りにしてください。

その後、封筒を裏返して、開けたときにタイトルがすぐに目に入るよう一番上にくるようにします。その際、折り目が左側になる向きで入れるのが正しい方法です。

・角型2号
角型2号の封筒に入れる場合は、請求書の上に送付状をおき、封筒表面に送付状の表面がくるように入れてください。

ビジネスマンとして知っておきたいマナー

送付状の作成で多くの方が悩んでしまうのが、全文の挨拶文です。しかし、前述したように、送付状などのビジネス文書には、事務的な印象を和らげる季節の挨拶は記載しないのが一般的です。その代わりに、「頭語（とうご）」と「結語（けつご）」を使って文書を作成します。

ビジネス文章では、主に「拝啓」と「敬具」のパターンがよく使われています。その他にも、目上の方に向けた丁寧な言葉として「謹啓」と「謹言」、全文を略す言葉として「前略」と「早々」などのパターンも使われています。

まとめ

請求書を送付する際、送付状を同封することはビジネスマナーとしてとても重要です。請求書の送付状は、必ずしも同封するよう義務付けられているものではありませんが、請求書の間違い防止や補足説明、挨拶など取引相手に好印象を与えることができるビジネスマナーのひとつです。

請求書の作成だけで手一杯になってしまうこともあるかもしれませんが、送付状の作成も忘れずに行うようにしましょう。

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