源泉徴収票は、確定申告の手続きや住宅ローンの借り入れなど様々な手続きをする上で必要となる書類のひとつです。大切に保管していたつもりでも、何かしらの理由で源泉徴収票を紛失してしまった場合、どのように対処すればよいのでしょうか？この記事では源泉徴収票を紛失したときの対処方法や再発行について詳しく解説していきます。

源泉徴収票は、確定申告の手続きや住宅ローンの借り入れなど様々な手続きをする上で必要となる書類のひとつです。大切に保管していたつもりでも、何かしらの理由で源泉徴収票を紛失してしまった場合、どのように対処すればよいのでしょうか？この記事では源泉徴収票を紛失したときの対処方法や再発行の手続きについて詳しく解説していきます。

源泉徴収票とは？

まず「源泉徴収」とは、事業者側が従業員の給与から所得税と復興特別所得税を天引きし、納付することが義務付けられています。源泉徴収をすることで、給与所得者である従業員は自分で確定申告をする必要はありません。また、国は税収を安定させることが可能となります。

では、源泉徴収票とは何でしょうか？源泉徴収票とは、1年間会社から支払われた給与などの総額と給与所得控除後の金額、毎月給与から天引きされていた所得税と復興特別所得税の源泉徴収税の合計金額が記載された書類です。年に一度、年末調整とき、もしくは、中途退職したときに、給与支払い元である事業所が発行します。

源泉徴収票が必要となる場面

では、源泉徴収票は、どのようなときに必要となるのでしょうか？主に以下の6つの場面で源泉徴収票の提出が必要となります。

①確定申告をするとき
会社に勤めている方でも、次のケースに該当する場合は、確定申告をする必要があります。
・年収が2,000万円を超えている人
・その年の副収入が20万円を超えている人
・年の途中で会社を退職し、年末調整をしていない人
・2ヵ所から給与をもらっている人
・住宅ローンで家を購入したり、改装工事をしたり等の理由で住宅ローン控除を受けたい人
・医療費控除を受けたい人
・ふるさと納税の税金還付や控除を受けたい人
・結婚して専業主婦（夫）になったため、その年に納め過ぎた税金を還付してもらいたい人

確定申告では、源泉徴収票の内容を記載する必要があるので、手元に源泉徴収票が必要となりますが、法改正により、2019年から確定申告書への源泉徴収票の添付は不要になりました。つまり、確定申告を①税務署に直接赴いて確定申告書を提出する、②e-Taxで行う、③郵送もしくは信書便で確定申告書を送付する、のいずれかの方法で行う場合は、源泉徴収票の添付は不要です。

なぜなら、マイナンバーの普及に伴い、確定申告が効率よく行えるようになったからです。ただし、国税庁は、税務署などで確定申告書を作成する場合は、源泉徴収票を持参するよう勧められていますので、忘れないようにしましょう。

なお、税法上では、源泉徴収票の保存期間は7年間分と定められています。よって、後述しますが、源泉徴収票が必要となる際に源泉徴収票が見当たらない場合は、7年前まで遡り再発行を依頼することができます。

②住宅ローンを組む時
金融機関などで住宅ローンを組むときや融資を受けるとき、クレジットカードを新しく作るときなどに行われる審査には、年収が関係してきます。そのため、収入を証明できる公的な書類として源泉徴収票の提出を求められることがあります。

その際、注意したい点として、住宅ローンを組む際には、正式な書類てあることを証明するために社印が必要です。源泉徴収票をパソコンで作成している場合、社印が押されていないこともありますので、もし社印が押されていないなら雇用主から社印を押してもらってください。

③扶養親族になるとき
結婚などの理由でだれかの扶養親族になる場合、扶養する人が勤めている事業所から源泉徴収票の提出するよう求められます。なぜなら、扶養親族になるためには、条件があるからです。

条件とは、年間の合計所得が38万円以下（給与のみの場合は給与収入が103万円以下）であること、です。その際、所得が少ないことを証明するために、公的な書類である源泉徴収票を提出しなければいけません。

④子どもを保育園へ入園させるとき
子どもを保育園へ入園させるときは、様々な書類の提出が求められています。源泉徴収票もそのひとつです。なぜなら、保育園の保育料は、両親の所得によって決まるからです。そのため、源泉徴収票を提出することで親の就労の証明書類として、また保育料を算出する書類として利用されます。

⑤転職（再就職）するとき
年の途中で退職すると、それまで働いた期間を証明するために源泉徴収票が発行されますが、手元に届くのは、退職してから約1ヶ月以内です。退職から1年以内に再就職をした場合、前職の源泉徴収票の提出が求められます。なぜなら、新しい勤務先で、前職のものと合わせて年末調整を行うからです。

もし前職の源泉徴収票が手元にない場合は、前職に源泉徴収票の発行を依頼しなければいけません。年末調整までに発行が間に合えば、新しい勤務先で年末調整をしてもえらえますが、もし発行が間に合わなかった場合は、個人で確定申告をする必要があります。

⑥ハローワークから失業保険を給付してもらうとき
会社を退職し、ハローワークから失業保険を給付してもらう際に源泉徴収票の提出が求められます。

源泉徴収票の再発行は可能！再発行手続きの方法

源泉徴収票は、上記のような場面で必要となる重要な書類です。大切に保管していても、紛失してしまうことは誰にでも生じるものです。源泉徴収票が必要となる場面がでてきたときに、源泉徴収票が手元にない場合は、再発行を依頼することになります。

なお、各事業所は、税務上7年間分、源泉徴収票を保存しておくよう定められています。そのため、7年前までの源泉徴収票の再発行を依頼することが可能です。

再発行の依頼先

源泉徴収票の発行は、給与支払者が源泉徴収票を発行する、と所得税法で義務付けられています。したがって、源泉徴収票の再発行先も、原則、発行元である勤務先になります今勤めている会社の源泉徴収票が欲しい場合は今の会社へ依頼し、以前勤めていた会社の源泉徴収票が欲しい場合は、以前の会社へ依頼することになります。

再発行の依頼方法

源泉徴収票の発行や再発行は、法的な手続きではありません。そのため、発行元と連絡が取れるなら、どのような手段で連絡しても特に問題はありません。一般的は依頼方法は、経理担当者宛てに電話やメール、郵送などでの依頼です。

「○○年度分の源泉徴収票を紛失してしまったので、再発行をお願いします」の旨を記載し、依頼することができるでしょう。源泉徴収票の紛失は、あくまでも個人の落ち度ですから、再発行を郵送で依頼する場合が、返送用の封筒と切手を同封することができるかもしれません。

ちなみに源泉徴収票の再発行は、税務署や市役所ではできません。なぜなら、会社などの給与の支給元が本人の代わりに所得税などを納付しているからです。また、所得税法で、給与支払者が源泉徴収票を発行する、と規定されているので、源泉徴収票の発行は、勤務先でなければ発行することができません。

再発行手続きにかかる時間

事業所は源泉徴収票は作成した後、社内で保管しておくことが義務付けられています。そのため、再発行はすぐにしてもらえることでしょう。しかし、年末の忙しいときや、源泉徴収票の作成を税理士など外部に委託している場合は、再発行までに多少の時間が必要になるかもしれません。各会社にもよりますが、およそ1～3週間くらいを目安にみておくことができるでしょう。

すでに退職している場合

すでに退職している会社の源泉徴収票が欲しい場合は、発行元である会社に連絡すれば再発行してもらえます。その際、氏名と送り先の住所のほかに、必要な年度の源泉徴収票はいつなのか、を伝える必要があります。その際、再発行を依頼する源泉徴収票の年度を間違えないようにしましょう。

再発行の申請は本人以外でも可能

源泉徴収票の再発行の依頼は、基本的に本人が行うものです。しかし、円満退職をしていないなどの理由から、「再発行の依頼をしづらい・・」というケースもあるかもしれません。そのような場合は、新しい勤務先の総務や事務などから再発行の依頼をしてもらったり、新しい勤務先の顧問税理士に依頼するなどの方法をすることもひとつの方法です。また、今の新しい勤務先に迷惑をかけたくない場合は、他の税理士に相談し、代行申請をしてもらうこともひとつの手段です。

再発行にかかる費用

源泉徴収票の再発行は、手数料が発生する場合と、発生しない場合があります。たいてい0円で再発行できますが、手会社によっては数百円程度の手数料が発生することがあります。なお、税理士や弁護士など外部に依頼して再発行依頼の手続きをしているばあいは、別途費用がかかります。

再発行を依頼できる回数

源泉徴収票の再発行の回数には、制限は設けられていません。源泉徴収票が同じ時期に複数必要となることもありますので、たとえ再発行済みだとしても制限はないので、必要であれば何度でも依頼することができます。

源泉徴収票が複数枚必要となる場合も生じますが、社会人として何度も再発行を依頼することに躊躇する方もいることでしょう。そのような場合、源泉徴収票のコピーの提出でも可能ならば、コピーしたものを提出することができるかもしれません。そうすることで再発行の手間を省くことができるでしょう。

年の途中で退職した場合の依頼先

年の途中で退職した場合は、退職先である以前の会社に再発行の依頼をします。前職がサラリーマンだった場合と、公務員だった場合の、それぞれの申請依頼先をその方法についてみてみましょう。

【サラリーマンの場合】
サラリーマンの場合は、以前の勤務先の経理担当者に再発行の依頼をします。担当者に申請方法を尋ねるなら教えてくれるので、それに応じた方法で依頼しましょう。会社によって申請方法は若干異なりますが、電話やメール、郵送などで行うのが一般的です。

【国家公務員の場合】
一方、公務員の場合は、給与担当者に再発行の依頼をします。また、次のようなケースに該当する場合は、共済組合に直接依頼することもできます。

①国家公務員
国家公務員には、国会議員、中央省庁職員、裁判官、裁判所職員、自衛官、自衛隊員などが該当します。これらに該当する人は、国家公務員共済組合委連合会が担当先となります。専用電話による自動受付サービス、電話、はがき、申請書の郵送などのいずれかで、手続きをすることができます。

②地方公務員
地方公務員には、都道府県知事、市町村長、議員、教育関係職員、警察官、消防官などが該当します。これらに該当する人は、地方職員共済組合など、加入している共済組合が担当先となります。電話やはがき、申請書の郵送などのいずれかで、手続きをすることができます。

再発行を依頼したのに発行してくれない時の対処法

源泉徴収票の再発行を求められた場合、事業所は、源泉徴収票の発行を拒むことはできない、と所得税法で決められています。つまり、事業者側は、再発行を断る権利はありません。そのため、再発行を依頼した場合、基本的に応じてくれます。

しかし、稀に再発行を拒否されるケースもあるようです。もし何かしらの理由で源泉徴収票の再発行を拒否されたなら、拒否された理由を明確にし、対象の会社を管轄している税務署へ相談する、もしくは「源泉徴収票不交付の届出書」という書類を税務署に提出します。税務署は対象の会社へ連絡し、行政指導をするので、源泉徴収票を再発行してくれることでしょう。

【源泉徴収票不交付の届出書について】
「源泉徴収票不交付の届出書」という書類は、源泉徴収票の再発行を拒否された場合、届出を出す本人が住民登録をしている税務署へ提出する書類です。この書類は、国税庁の公式サイトからダウンロードすることができます。

源泉徴収票不交付の届出書には、次のような項目となっています。
・届出者の氏名、住所、電話番号
・事業者の名称、所在地、電話番号
・収入金額と源泉徴収額
・給与明細書の保存の有無
・在籍期間

参考：国税庁ホームページ「源泉徴収票不交付の届出書」

会社が倒産している場合の対処法

以前勤めていた会社が倒産してしまっている場合、源泉徴収票の再発行は可能なのでしょうか？結論から述べるなら、再発行は可能です。会社が倒産した場合、倒産手続きの上で、弁護士が破産管財人として付いています。破産管財人に源泉徴収票の再発行を依頼するなら、再発行することができます。もし破産管財人が誰だか分からない場合は、管轄している税務署や税理士に相談されることをおすすめします。

また、確定申告のために源泉徴収票の再発行を依頼する場合が、源泉徴収票ではなく、給与明細書が有効になることもあります。万が一再発行ができないときに備えて、公的な証明をするために、上記でみた「源泉徴収票不交付の届出書」を提出することができます。

年金受給者が源泉徴収票の再発行を依頼する方法

年金受給者も、源泉徴収票の再発行を依頼することができます。年金受給者が源泉徴収票の再発行を依頼する場合は、次の3種類から該当するものを選びます。

・国民年金や厚生年金の場合：ねんきんネットや年金事務所へ依頼
・共済年金の場合：加入している共済組合へ依頼
・企業年金や確定拠出年金の場合：発行元企業へ依頼

この中でも特に国民年金の場合は、「ねんきんネット」「年金事務所、もしくは年金相談センターの窓口」「電話」の3種類の依頼方法が用意されています。それぞれの依頼方法についてみていきましょう。

【国民年金の場合】
①ねんきんネットで依頼する方法
ねんきんネットで依頼する場合、ログインをして源泉徴収票の再発行を依頼します。申請から発送までは、およそ1週間ほどです。ねんきんネットを利用する際には、ねんきんネットのIDが必要です。IDをお持ちでない方は、日本年金機構の公式サイトから登録することができます。

②年金事務所、もしくは年金相談センターの窓口で依頼する方法
最寄りの年金事務所や年金相談センターに直接出向き、源泉徴収票の再発行を依頼することもできます。即日交付が可能になることがあります。即日交付ができない場合は、郵送での交付になります。

再発行の手続きは、本人、もしくは家族を含む代理人でも可能です。次のものを準備して、窓口で手続きをしてください。委任状は日本年金機構の公式サイトからダウンロードすることができます。

（本人が依頼する場合）
・年金手帳、年金証明書か改定通知書など、日本年金機構が送付した基礎年金番号が分かる書類
・本人確認ができる書類

（家族を含む代理人が依頼する場合）
・本人の委任状（本人の署名と押印が必要）
・代理人の本人確認ができる書類
・本人の印鑑

（家族で委任状がない場合）
・本人の身体障害者手帳、要介護認定の通知書、精神障害保険福祉手帳
・施設や療養機関に入所している場合は施設長の証明書（写しでも可）
・窓口においでになる方ご本人の本人確認ができる書類

（法定代理人の場合）
・戸籍謄本
・法定代理人の本人確認ができる書類
・年金手帳、年金証明書、改定通知書など日本年金機構が送付した基礎年金番号が分かる書類

（本人確認できる書類とは？）
1つの提示で本人確認ができる書類には、「個人番号」「運転免許証」「住民記帳台帳（写真付き）」「旅券（パスポート）」「身体障害者手帳（精神障害者保険福祉手帳・療育手帳）」「国もしくは地方公共団体の機関が発行した写真付きの資格証明書」「在留カード」「特別永住者証明書などが挙げられます。

2つ以上の提示が必要となる本人確認書類には、「被保険者証（国民健康保険・健康保険・船員保険・後期高齢者医療・介護保険・共済組合）」「公的年金の年金証書（恩給証書）」「改定通知書」「住民基本台帳カード（写真付きでないもの）」「印鑑登録証明書」「学生証（写真付き）」「国もしくは地方公共団体、法人などが発行した写真付きの身分証明書」などが挙げられます。

③電話で依頼する方法
ねんきんダイヤル、もしくは最寄りの年金事務所に電話して、源泉徴収票の再発行を依頼することもできます。電話で再発行を依頼する場合は、マイナンバー、もしくは基礎年金番号が確認できるものを準備してから電話するなら、手続きをスムーズに行うことができます。依頼してから手元に郵送で届くまでには、およそ2週間ほどかかります。

事業者側には源泉徴収票の再発行をする義務がある！

給与を支払っている事業者側にいると、従業員から「源泉徴収票を無くしたので再発行をお願いします」などと言われることがあります。「再発行をしてもよいものなのか？」と悩んでしまう方もいるかもしれませんが、事業者側には源泉徴収票の再発行をすることが義務付けられていることを忘れないでください。

源泉徴収票が重要な書類である理由

すでに見てきたように、源泉徴収票には1年間の所得や1年分の所得税などの金額が記載されています。源泉徴収票をもらう従業員にとって大切な書類ですが、それを発行する事業所側にとっても大事な書類のひとつです。

もし源泉徴収票を従業員に発行しないと、確定申告の際に、従業員が「源泉徴収票を発行してもらえなかった」と税務署へ報告します。そのため、税務署から指導が入り、マイナス印象を与えてしみます。

再発行を依頼された場合の事業者側の対応とは？

もし従業員から、「源泉徴収票を再発行してください」と依頼されたら、再発行しなければいけません。再発行の回数は制限が設けられていないので、再発行を何度も依頼されたら、それに応じる必要があります。つまり、従業員から3回再発行を依頼されたら、3回とも再発行に応じなければいけません。

再発行の回数が多くても、事業者側の利益にマイナス影響が及ぶわけではありません。源泉徴収票を再発行することは、事業者として基本的なことですので、快く応じるようにしましょう。

源泉徴収票を発行しないとどうなる？

では、事業所側が、源泉徴収票を発行しないとどうなるのでしょうか？所得税法では、懲役1年以下、または20万円以下の罰金刑が規定されています。給与支払い元が源泉徴収票を発行することは義務付けられていますので、必ず守るようにしましょう。

もし再発行に手間がかかり面倒と感じている場合は、パソコン上に源泉徴収票のデーターをフォルダに保存しておかれることをおすすめします。フォルダにきちんと保存されているなら、急な再発行の依頼にも、スムーズに対処することができるでしょう。

まとめ

源泉徴収票は、様々な場面で必要になる大事な書類のひとつです。たとえ紛失してしまった場合でも、源泉徴収票の再発行を勤務先（もしくは以前の勤務先）に依頼することができます。事業所側は源泉徴収票の発行が義務付けられていますので、たとえ会社を辞めた元従業員からの再発行依頼だとしても、それを断ることはできません。

しかし、中には以前の職場に源泉徴収票の再発行の依頼をためらっている方もいるかもしれませんが、徴収された源泉徴収票をもらう権利が労働者にはあります。本人が直接依頼することが基本ですが、どうしても再発行の依頼がしづらい場合は、新しい勤務先の総務や事務などから再発行の依頼をしてもらったり、税理士に相談してみることもひとつの方法です。

また、発行元の会社が倒産していて連絡先が分からない場合も、税理士に相談することがおすすめです。いずれにせよ、源泉徴収票が必要にな場合は、早めに入手するようにしましょう。一方、源泉徴収票を発行する事業所側であるなら、従業員が何度も再発行を依頼してきたとしても、快く対応するよう心がけていきましょう。

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