マイナンバー制度では、マイナンバーを取り扱う業務に対して様々なルールを設けています。マイナンバーは重要な個人情報ですので、ルールをしっかり理解していないと、トラブルを招く可能性があります。

この記事では、マイナンバーを収集する前に知っておきたい基礎知識や収集する際に注意したいことなどマイナンバー収集について詳しく解説していきます。

マイナンバーでできることとは？

2016年（平成28年）1月以降にマイナンバー制度がスタートし、数年経過しました。しかし、マイナンバーでどのようなことができるのかを理解している人は少ないようです。

マイナンバーは、一人ひとり異なる12桁の数字で構成されている個人番号です。マイナンバー制度が導入されたことにより、社会保障や税金、災害補償などに関する行政手続きが効率よく行えるようになりました。

また、マイナンバーがあれば、様々な申請書類を準備することも不要です。個人情報が紐付けられることで情報の正確性を維持することができるので、個人はもちろん、法人での業務の効率化にもつながります。

マイナンバーとマイナンバーカードの違いとは？

では、マイナンバーカードとは何なのでしょうか？マイナンバーとマイナンバーカードには、次のような違いがあります。

マイナンバー

概要：12桁の番号そのもの
住所や姓が変わっても番号は変わらない

対象者：日本に住民票がある人すべてが持っている
外国人の方も日本に住民票があるならマイナンバーを持てる

目的：行政手続きの正確な事務処理のために使う
利用範囲は社会保障や税金、災害対策に限定されている

マイナンバーカード

概要：マイナンバーが記載されたICチップ付きのカード
顔写真、氏名、生年月日、性別などが記載されている

対象者：発行を申請した人のみ持っている
日本に住民票があれば、お住いの市区町村の役所で発行できる

目的：正しいマイナンバーの証明や本人証明のために使う
身分証明書として使うことも可能

参照：マイナンバーカード総合サイト
参照：マイナンバーカードでマイナポイント「マイナンバーカードの取得方法」

事業者がマイナンバーでできることとは？

マイナンバー制度が開始された後、事業所では従業員のマイナンバーを取り扱う場面が、主に大きく3つあります。

①従業員への税務社保関連手続
源泉徴収表の作成、雇用保険被保険者資格取得届の作成、厚生年金保険被保険者資格取得届の作成、健康保険被保険者資格取得届の作成など

②外部講師や専門家などへの報酬などに係る支払調書を提出するとき
報酬等に係る支払調書の作成など

③株主への配当などの支払い調書を提出するとき
報酬等に係る支払調書の作成など

事業所では、上記のような場面でマイナンバーを取扱い、税務署や市区町村の役所、年金事務所などへ手続きをします。なお、マイナンバーを収集する従業員は正規雇用の正社員だけでなく、雇用形態に関係なく、パートやアルバイトなどの非正規雇用のマイナンバーも取り扱うことになります。

参照：総務省「マイナンバー制度とマイナンバーカード」

マイナンバー制度におけるマイナンバーの「収集」とは？

マイナンバー制度では、マイナンバーにおける「収集」とは、「集める意思を持って自己のの占有に置くこと」と記載されています。つまり、マイナンバーの収集とは、マイナンバーの通知カードや個人カードの提示を求めたり、コピーをとったりすることだけでなく、提供者から聞き取ったマイナンバーをメモしたり、マイナンバーがメモされた紙を受け取ることなどが含まれます。

パソコンの画面に表示されたマイナンバーをメモすることも、それをプリントアウトすることも収集に該当します。しかし、マイナンバーの提示を求め、それを見せられただけ、もしくは見ただけの場合は、収集にはなりません。

収集できる条件とは？

「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」の第20条によると、前条である19条の個人番号事務や地方公共団体の機関同士のやりとり、特定個人情報保護委員会からの求めなどの場合を除き、マイナンバーなど特定個人情報を収集したり、保管してはいけない、と規定されています。

つまり、事業者側が従業員にマイナンバーの提供を求める場合は、個人番号事務が社内の業務でどのように使われるのかを説明し、周知しておく必要があります。また、明確化した個人番号事務の内容にある、マイナンバーとそれに伴う特定個人情報なども決めておく必要があります。

収集する範囲とは？

では、マイナンバーを収集するにあたり、どのような方からマイナンバーを集める必要があるでしょうか？まず第一に挙げられるのは、従業員です。従業員本人はもちろんのこと、扶養家族のマイナンバーも収集する必要があります。

また、「報酬、料金、契約金及び支払証書」を作成し、支払いが必要な方のマイナンバーも収集しなければいけません。国税庁の公式サイトによると、「報酬、料金、契約金及び支払証書」の作成が必要な人は、次のような方が該当します。

1、外交員、集金人、電力量計の検針人、プロボクサーなどの報酬、料金、バー、キャバレー等のホステス等の報酬・料金、広告宣伝のための賞金については、同一人に対してその年中の支払い金額合計が50万円を超える場合

2、馬主に支払う競馬の賞金の場合は、その年中の1回の支払い賞金額が75万円を超え、支払いを受けたものにかかる年中すべての支払い金額

3、プロ野球選手などに支払う報酬金や契約金は、その年中の同一人に対する支払い金額の合計が5万円を超える場合

4、弁護士や税理士などに対する報酬、作家や画家に対する原稿料や画料、講演料などは、同一人に対するその年中の支払い金額の合計が5万円を超える場合

5、社会保険診療報酬支払基金が支払う診療報酬の場合、同一人に対するその年中の支払い金額の合計が50万円を超える場合

特に一般企業の場合は、弁護士や税理士などに支払う報酬が年間合計5万円を超える場合は、「報酬、料金、契約金及び支払証書」を作成する必要がありますので、マイナンバーの提供を受けなければいけません。

参照：国税庁「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」の提出範囲と提出枚数等」

事業所がマイナンバー取得が必要となる状況とは？

すでにみたように、事業所は従業員からマイナンバーを収集する必要があります。つまり、新たに従業員を雇うことした場合は、扶養控除等申告書へマイナンバーを記載し、提出してもらいます。

また、扶養家族がいる場合は、扶養家族のマイナンバーも収集する必要がありますので、忘れずに記載してもらうようにしましょう。従業員が退職する際には、「退職所得の受給に関する申告書」や「被保険者資格喪失届」などの書類を提出する際に、マイナンバーが必要となります。

これらの届出書類は、保存期間が法令で定められています。したがって、その期間中は保管しておき、期間が過ぎたものやマイナンバーを使用する業務が終了したら、復元不可能な方法で破棄する必要があります。

なお、従業員が結婚し、姓や住所などが変更した場合、個人番号の記載事項は変更されますが、マイナンバー自体は変わることはありません。ですから、本人確認等をもう一度する必要はありません。また、出産で扶養親族が増えた場合には、扶養控除等申告書に追加で記載する必要がでてきます。

マイナンバーの規定整備について

マイナンバーは、支払調書や源泉徴収票提出時に使用する大事な個人情報です。したがって、従業員からマイナンバーの収集を行うためには、まず社内でマイナンバーに関する事務のルールを決める、つまり、「マイナンバーの規定整備」をする必要があります。

マイナンバーの規定整備が必要な理由

マイナンバーはとても重要な個人情報です。マイナンバーは行政手続きを一元化できる便利な情報なので、一部の悪意をもった人から狙われる可能性もあります。また、マイナンバーは社会保険や税などの分野で、特定個人情報と紐付けるためにも使用されます。

マイナンバーの管理がずさんであれば、他の人の番号と入れ替わってしまったり、情報が洩れてしまったり、など従業員が被害を被るだけでなく、関係機関の役所や税務署などにも害が及びます。

このような最悪な状況を回避するためには、特定個人情報の適正な取り扱いを確保することがとても重要になってきます。マイナンバーの規定整備をするなら、起業の適正な経営にもつながります。

マイナンバーの規定整備はすべての事業者が対象？

マイナンバーの規定整備は、すべての事業者に義務付けられているものではありません。マイナンバーの規定整備が義務付けられているのは、事業年度末の従業員が101名以上の事業所が対象となっています。マイナンバー等取扱い作成および届出が義務付けられています。

従業員が100名以下10名以上の事業所の場合は、取扱規定を業務担当者向けのマニュアルにするか、それとも、原則としてすべての従業員が対象の就業規則附則の規定として扱うか、の2通りから選択します。

このように規定整備が義務付けられている事業所と、義務付けられていない事業所がありますが、万が一に備えて、マイナンバー規定整備は作ったほうがいいと言われています。

なぜなら、特定個人情報の漏えいや盗難、紛失などのトラブルが生じれば、事業に大きな影響を及ぼすだけでなく、社会的な信頼を失う可能性もあります。ですから、規定整備が義務付けられていなくても、すべての事業者が取扱規定を策定することができるでしょう。

マイナンバーの規定の作り方とは？

日本のマイナンバー運用歴史はまだ浅いので、どのようにマイナンバー規定を整備すればよいのか、分からない方も少なくありません。次のような流れで取扱規定を作成していくことができます。

1、特定個人情報管理責任者を決定する
まずマイナンバー対策の総責任者を決定する必要があります。一般的には、代表取締役や総務・系る部門の総括取締役などが総責任者として任命する傾向が多いようです。責任者を人選して、その職責を明確にします。そして、総責任者を中心にマイナンバー規定を作成していきます。

2、個人番号事務取扱担当者を専任する
個人番号事務取扱担当者は、総務、人事、経理など関連する部門ごとに一人ずつ専任していきます。マイナンバーを利用する事務は、法律で定められているので、一覧表としてまとめて、管理規定として添付することもひとつの方法です。

3、報告・監査・教育研修などについてのルールを策定する
ミスや不正を防止するために、報告・監査・教育研修についてのルールを策定することは大切です。行政のガイドラインや規定雛形などを参考に、自社に合った可能なルールを決めていきます。

4、物理的安全管理措置を検討する
マイナンバーを物理的に安全措置をとるとは、マイナンバーを安全に守るために事業場の区間管理をすることです。マイナンバーの保管や入力作業は、所定の管理区域内で行うことがよいと言われています。必要に応じて、施鍵やパーティションなどを採用することができます。

また、マイナンバーが紙面媒体の場合はロッカーに施鍵をかけたり、パソコンの端末にパスワードを設定したり、USBメモリ等の禁止措置なども物理的安全管理措置になります。

5、技術的安全措置を検討する
物理的安全管理措置に加え、技術的安全管理措置も検討する必要があります。技術的安全措置には、人事管理ソフトのセキュリティ対策やデータのクラウド保管、個別パスワードによるアカウント制御、ICカード、指紋による認証などアクセスをコントロールすることが挙げられます。ケースによっては、ソフトメーカーと具体的な打ち合わせが必要となります。

6、委託先の監督を確認する
税理士事務所や社会保険労務士事務所などに給与計算を委託している場合は、委託契約の締結の準備を進める必要があります。委託契約書の内容は、大抵取引先が用意していますが、自社で内容を確認し、不十分な点がないかを確かめましょう。

7、マイナンバー取得時の本人確認を実施する
原則的に従業員一人ひとりから、写真付きの身分証明書を添付して、個人番号カードの提示を受けることになります。従業員が多い起業では、マイナンバー取得時の本人確認をすることが事務の大きな負担となることが予想されます。スムーズマイナンバー収集ができるように、事前に従業員に案内を出して準備してもらうことができるかもしれません。

8、マイナンバーの利用と保存ルールを策定する
従業員から収集したマイナンバーは、人事管理ソフト等に入力し、ファイルとして大切に保存します。紛失したり、コピーが残ったりなど、ずさんな管理にならないようマイナンバーの保存ルールを決めましょう。

9、マイナンバー提供時のルールを策定する
収集したマイナンバーを、第三者へ提供することは違法にあたります。特に関連会社間で人事データをやりとりしているグループ企業の場合は、企業間で適法な業務委託契約は必要になることがあります。また、行政機関へ送付する際には、必ず封緘し、追跡可能できる郵便物として郵送するなど安全性の高い送付方法を検討することは大切です。

マイナンバーをメール送信することは法律上禁止されてはいませんが、実務上リスクが高い行為ですので、安全性を第一に考えるなら避けることをおすすめします。

10、マイナンバーの削除と破棄ルールを策定する
法定期限を過ぎた書類やデータを確実に削除や破棄するための管理ルールを作成します。

マイナンバーを収集する際の本人確認について

マイナンバーを収集するにあたり、本人確認をする必要があります。マイナンバー制度では、収集するにあたって本人確認をする際には、「番号確認」と「身元確認」の2つの作業をしっかり行うよう定められています。

①番号の確認

番号の確認は、番号が間違っていないかどうかを、証明書類でしっかり確認します。マイナンバーを収集する際には、証明書類の提示も求めて番号を確認することを忘れないようにしましょう。番号確認ができる証明書類には、次の3つが挙げられます。

・個人番号カード
個人番号とは、総務省のホームページ「マイナンバー社会保障・税番号制度」によると、市区町村に申請すると「個人番号カード」つまりマイナンバーカードの交付を受けることが可能

・通知カード
各個人に送付された通知カード（番号確認）

・住民票の写し
番号が記載された住民票の写し

②身元の確認

身元の確認とは、その番号をもつ者が本当に本人かどうかを確認することです。番号の確認同様、証明書類で身元を確認します。証明書類には、個人番号や運転免許証、パスポートなどの顔写真付き身分証明書などです。もし顔写真付きの身分証明書がない場合には、公的医療保険の被保険者証など顔写真のない身分証明書2通で身元を確認します。

マイナンバーを収集する方法とは？

では、従業員からどのようにマイナンバーを収集することができるでしょうか？

1、紙媒体による収集

従業員の数がそれほど多くない会社にとっては、紙媒体によるマイナンバー収集は簡易的な方法のひとつです。対象者にマイナンバーを確認できる書類と身元の確認をできる書類のコピーを会社に持参してもらうことができるでしょう。

外部個人事業主の場合は、紙媒体を郵送しでもらうことができます。ただ、郵送の場合は、送られてきた書類をどのように管理するか、という点に注意する必要があります。書類自体を管理するか、それとも書類を確認して別の記録媒体（ソフトなど）に移動させるか、などを前もって決めておく必要があります。

書類自体で残しておく場合は、外部はもちろん、社内の人間にも情報が漏れない場所で管理する必要があります。また、別の記録媒体に移す場合は、情報を移したあとに書類を破棄する必要があります。

メールによる収集

従業員の数が多く、支店や営業所などもある企業では、従業員一人ひとりから紙媒体で収集することは容易ではありません。メールに必要書類をスキャナーしたPDFなどを添付して送信してもらう、といったメールによる収集を検討するかもしれません。

最近は、対象となる書類をスマートフォンのカメラで撮影し、その撮影画像データをスマートフォンからメールに添付する方法の収集も多くなっているようです。この場合、受け取ったメールはそのまま放置しておくのではなく、その後、どのように破棄するのかを前もって決めておく必要があります。

預かった従業員のマイナンバーは、その従業員が退職した場合、必ず破棄することが義務づけられていますので、破棄することを忘れないようにしましょう。

「個人番号利用目的通知書」の通知

会社は、従業員からマイナンバーを収集する際に、その利用目的を通知することが求められています。それを書面にしたものが、「個人番号利用目的通知書」という書類です。

この書類の利用目的は、法律の範囲内の内容を箇条書きで記載します。個人番号利用目的通知書は、従業員にあらかじめ周知している必要があります。その方法は配布、掲示、社内閲覧などで行うことができます。

会社は、従業員の収集したマイナンバーを、法律や条例で定められている社会保険や労働保険の手続き、税法上の手続き以外に利用することはできませんので、取扱いには最善の注意が必要です。

マイナンバーの破棄方法について

マイナンバーは特定個人情報として保管される大切な情報です。従業員が退社する場合は、保管の必要がなくなりますので、適切な方法で破棄する必要があります。

マイナンバーの保管期間について知っておくべきこと

扶養控除等申告書は、保存期間が7年間となっています。その期間以降は、保管する必要がなくなります。したがって、マイナンバーが記載された扶養控除等申告書は7年経過したら破棄しましょう。

また、給与所得の源泉徴収票や支払調書を作成するために、マイナンバーをデジタルで保管している場合も、所得税法で定められている7年を経過したら削除しなければいけません。

マイナンバーの適切な破棄方法

マイナンバーの適切な破棄方法は、復元することが不可能な方法で破棄することです。紙媒体の場合は、シュレッダーにかけて処分します。データ保管の場合は、バックアップにも残らないように削除専用のソフトを使ってデータが一切残らないようにしましょう。

また、マイナンバーのガイドラインでは、破棄の記録が求められています。従業員のマイナンバーを破棄した場合は、いつ、どのような方法で破棄したか、を記録しておくことは大切です。破棄作業を外部へ委託する場合は、作業の証明書などの発行が証拠として必要となります。

まとめ

マイナンバー制度は、その意義と役割、また危険性についても認識して利用するなら、関係する業務の効率化につながります。マイナンバーが記載されている書類やデータは、重要な個人情報ですので、悪用されないよう取扱い規定を作成する必要があります。また、従業員からマイナンバーを収集した際には、間違いのないよう番号と身元のダブル確認を必ず行うようにしましょう。

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