インボイスによる「経理の負担」を減らすには？残業問題を解決するための具体策についてわかりやすく解説！
2023年10月から開始されたインボイス制度により、インボイスの発行や保存などの手続きが増えたため、経理の業務負担が大きくなりました。これに伴い、経理部門の残業時間が懸念されています。
この記事では、インボイス制度の特徴や経理の負担が増える原因、そして経理の残業時間を削減する具体的な対策について解説します。
インボイス制度による経理作業の負担を軽減するためにも、ぜひ参考にしてください。
インボイス制度とは
インボイス（適格請求書）制度は、2023年（令和5年）10月からスタートした「複数税率や税額を正確に把握するための制度」です。これにより、仕入税額控除をうけるためには、インボイスの保存が必要となります。
インボイス制度の概要
インボイス制度は、売主が買主に正確な適用税率や消費税等を伝えるものです。区分記載請求書に、インボイスの「登録番号」と「適用税率」及び「消費税額等」を記載します。
買主が仕入税額控除を適用するためには、インボイスに対応した区分記載請求書の入手と保存が必要です。
また、売主がインボイスを交付するには、事前にインボイス発行事業者の登録を受けることが必要になります。売主も交付したインボイスの写しを、保存しておくことが必要です。
なお、インボイス発行事業者は課税事業者であることから、消費税の申告が必要となるため注意しましょう。
出典：国税庁「インボイス制度とは」
インボイス制度が経理へ与える影響
インボイス制度がはじまると、経理の業務負担や手間が大幅に増加します。
大きな要因としては、取引先がインボイス発行事業者に登録しているかを確認したり、領収書や請求書に記載する項目が増えたりするためです。また、仕入取引先の登録番号の照会やインボイスの対応の有無で計算や記帳方法を変更することも必要になります。
なお、インボイスの導入によって経理の負担が増える理由については、次で詳しく解説します。
インボイス導入によって経理の負担が増える理由
①インボイスの発行や保存が必要
インボイス登録後は、取引先から求められた場合に、インボイスの発行と写しを保存する義務が生じます。
保管期間は、確定申告の提出期限の翌日から7年間となります。インボイスの発行や保存は、電子帳簿保存法による電磁的記録でおこなうことも可能です。
また、インボイスを発行するには、インボイス発行事業者として登録しておくことが必要です。
なお、免税事業者がインボイス発行事業者として登録する際は、必ず課税事業者になる必要があります。この場合、消費税の申告が必要となる点に留意しましょう。
②請求書の記載事項が増える
インボイス制度では、請求書の記載事項が増えるため、経理の負担も増加します。
インボイス制度がスタートしたことで増えた記載事項は、「登録番号」、「税率ごとに区分した税抜価格又は税込価格の合計額」、「適用税率」、「税率ごとに区分した消費税額等」の4項目です。
出典：「適格請求書保存方式の概要」国税庁
③仕訳が複雑になる
経理の仕訳業務も、インボイスによって負担が増えます。
インボイス制度では、インボイス発行事業者と免税事業者の仕訳を分ける必要があります。そのため、請求書や領収書が届いたら、まずはインボイス発行事業者のものであるかの確認が必要です。
特に、新しい取引先等の場合は、不正なインボイスでないかを確認するために登録番号の確認作業も必要となるため、これも経理負担が増加する一因となっています。
また、課税仕入れには主に10％と8％の2種類があり、インボイスには経過措置によって控除対象が80％と50％の時期もあるため、仕訳が複雑化します。
出典：国税庁「経過措置」
④消費税の計算が複雑になる
消費税の計算方法は「割り戻し計算」と「積み上げ計算」の2種類から選択できます。
業種によって、より多くの利益が残る計算方法は異なりますので、2種類の税額計算をしてから比較することが必要です。
この場合、会計ソフトを利用すれば簡単に変更が可能ですが、Excel等で管理をおこなっている場合はミスが発生する可能性もありますので慎重におこないましょう。
経理事務の残業時間を減らすための具体策
経理事務の残業時間を減らすための主な具体策は、以下のとおりです。
- 経理の課題を取引先と共有する
- 発行、受領時の確認方法を明確にする
- インボイス対応の会計ソフトを利用する
- その他
上記のポイントを押さえたうえで、最適な方法を選択しましょう。
①経理の課題を取引先と共有する
インボイスは、売主と買主の双方に対応が求められる制度であり、取引先がインボイス登録をするかどうかによっても対応方法が変わります。
そのため、スムーズに業務を進めるためには、取引先と情報共有をしておくことが大切です。
また、インボイス登録が完了しているかや今後登録する見込みがあるかを確認し、必要に応じて請求書フォーマットの変更をおこなう必要があります。
さらに、制度開始後の仕訳や会計処理、請求書の保存方法等について、社内でルールを決めておくことで経理事務の負担を減らせます。社内ルールを運用していくなかで変更点は必ず生じるため、周知徹底しておきましょう。
②発行、受領時の確認方法を明確にする
社内ルールの一つとして、請求書の発行時や受領時の確認方法も明確にしておくと作業時間の短縮につながります。
具体的な確認方法としては、発行時の請求書フォーマットを事前に共有しておき、写しを保存する義務があることを共有しておきます。また、インボイスの保管方法や保管場所についても、周知徹底しておくことが大切です。
さらに、取引先によって請求書が異なるため、受領時の確認事項についても共有しておきましょう。このとき、登録番号や適用税率、消費税額等が正確に記載されているかの確認が必要です。
また、インボイス登録事業者と免税事業者で記載項目が異なる点にも、注意しておきましょう。
③インボイス対応の会計ソフトを利用する
インボイス制度によって複雑化する経理業務に対応するため、インボイス対応の会計ソフトを利用することで業務の負担を減らせます。
会計ソフトは、政府によるIT導入補助金も設けられているため、こういった制度を上手に使えば会計ソフトの費用を抑えることも可能です。
会計ソフトには、連携しているデータを自動で取り込み、作業時間の短縮やミスの削減ができるものが多く存在します。
スキャナを使った自動記帳サービス機能は、紙の領収書でもまとめて取り込めるため、作業時間を大幅に短縮することも可能です。
また、インボイス登録番号の照会や請求書の保存と自動仕訳もおこなってくれるので、経理事務の負担を大きく減らすことができるでしょう。
会計ソフトによっては、簿記の知識がなくても使いやすく設計されているものもあり、また専門スタッフによるサポートもついているものもあるため、会計初心者の方でも安心です。
無料の体験期間が用意されている場合もあるので、体験期間中に操作性や機能について確認をおこなうとよいでしょう。
なお、クラウド会計の詳細については「クラウド会計のメリット・デメリットとは？おすすめの会計ソフトについてもわかりやすく解説！」で詳しく解説していますので、あわせてご覧ください。
④その他の対策方法
紙媒体の業務削減や取引の整理も、経理の負担軽減につながります。
紙媒体の請求書は、取引先がインボイスに登録しているかによって分類する必要があります。経理業務の負担を減らすためにも、できるだけデジタル化を推進し、会計ソフトなどで自動化していきましょう。
また、紙の請求書は印刷代や郵送費、保管場所等のコストがかかるため、その点からもデジタル化をおすすめします。
まとめ
この記事では、インボイス制度の特徴や経理への影響、そして解決策に焦点をあて、具体的な対策を紹介しました。
インボイス制度の導入により、請求書の発行や保存、仕訳の複雑化、消費税計算の変更など、経理業務の負担が大幅に増大しています。
これらに対処するため、取引先との情報共有や確認プロセスの明確化、インボイス対応の会計ソフトの積極的な利用などが重要です。
また、デジタル化の促進や取引の効率化など、紙媒体の業務削減も経理の負担軽減につながります。
それぞれの企業にとって最適な選択をすることで、経理業務の効率化と残業時間の削減が期待できるでしょう。
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