【請求書のルールとマナー】社会人であれば知っておくべき請求書の基礎知識

2020年11月9日

請求書を送付するとき「本当にこれでいいのだろうか？」と悩む方は少なくありません。請求書のルールやマナーをよく知らないまま、なんとなく作成している方もいるのではないでしょうか？今回は、社会人であれば知っておくべき請求書の最低限ルールとマナーについて解説していきます。

請求書の目的とは？

そもそも請求書とは、何を目的とした書類でしょうか？それは、取引相手に料金や支払いを請求することです。法人はもちろん、個人事業主やフリーランスまで、ビジネス上の取引先に商品やサービスを提供した際には、請求書を発行しなければいけません。

また、請求書を受け取る側は、それに記載されている内容に従って、決められた期日までに、請求された金額を支払う必要があります。請求書がなくてもビジネス取引を成立させることは可能ですが、後々、料金を支払った、支払っていない、などのトラブルを回避するという役割も請求書にはあります。

請求書の法的根拠とは？

請求書には、法律で定められている規定はありません。つまり、取引相手に料金や支払いを請求する際に、必ずしも請求書を発行しなければならない、というわけではありません。しかし、もし取引相手が支払いをしない場合、請求書がないと取引の成立を立証する法的根拠を証明することは難しくなります。

一方、請求書を発行しているのであれば、もしも取引相手が期日までに支払いをしないのであれば、簡易裁判で支払いを請求することが可能です。ですから、万が一に備え、請求書を作成することは大切と言えるでしょう。

請求書に記載すべき事項とは？

先述したように請求書には、明確なルールが存在していません。つまり、定まった方式やフォーマットは法律で定められていません。しかし、ビジネスマナーとして、請求書に記載しておくとよいと言われる事項はあります。国税庁のホームページでは、以下の5つの事項を記載するよう推奨しています。

・送信者の情報
作成者の氏名、部署名、社名、連絡先などを記載します。

・宛先の情報
担当者名、部署名、社名などを記載します。会社もしくは屋号宛ての場合は社名の後に「御中」、担当者宛ての場合は「様」を記載してください。

・取引年月日
取引相手と取引をした発行日を記載します。

・取引内容
提供した商品やサービスなどの日付、数量、単価などを記載します。

・取引金額
税抜金額、本体金額に対する消費税額、値引き額などを記載します。そして、最後に税込の請求金額を記載してください。

推奨されている最低記載事項は上記の5つの項目ですが、以下の事項も記載すると便利です。

・タイトル
「御請求書」「〇月分御請求書」などと一目で分かるタイトルが記載されているなら、取引相手も分かりやすいでしょう。

・請求書の管理番号
請求書に管理番号を記載すると、複数の請求書を発行した場合や、問い合わせがあった場合などにすぐに対応することが可能です。

・振込先
振込口座を銀行コードや支店コードとともに記載します。指定口座を複数記載するなら、取引相手の支払いがスムーズに行えるでしょう。

・支払期限
契約書にもとに、支払期限を記載してください。

・振込手数料
振込手数料は、事前にどちらが負担するかを決めておくことができるかもしれません。取引相手に負担してもらう場合は、その旨を記載しましょう。

請求書の基本マナー

請求書の作成や発送において法的な規定はありませんが、一般的にビジネスマナーとされるものは存在しています。では、基本的なビジネスマナーを確認していきましょう。

送付状のサイズと封筒への入れ方

ビジネス取引では、文書や郵便物などを送る際、「送付状」を添えることがビジネスマナーとなっています。請求書を送付するときにも送付状は欠かせません。送付状に定められた形式はありませんが、一般的にはA4サイズにまとめるのがビジネスマナーです。

また、郵送で請求書を送る際には、相手が封筒を開けた時、一番最初に送付状が確認できるよう、請求書の上に送付状を重ねて折りたたみ、封筒に入れる必要があります。そうすることで、送付状の目的を果たすことができます。

請求書の捺印

請求書には明確なルールが存在していないため、印鑑を押さなくても特に問題はありませんが、印鑑を押すことがビジネスマナーとされています。なぜなら、法人であれば請求書に印鑑を押すことで会社が発行している請求書であるという証明になるからです。

また、偽造防止にもなります。ですから、印鑑を押さなくても請求書が無効になるということはありませんが、押してあったほうがトラブル回避となるでしょう。なお、請求書の発行が多い場合は、「請求書在中」と記載されたスタンプを使用することで、業務の効率を高めることができます。

請求書の折り方

請求書は、A4サイズで作成するのが一方的です。A4サイズの請求書は、印字されている面を内側にし、三つ折りにして封筒に入れるのがマナーです。なお、三つ折りにする際、用紙の下を先に内側に折り、その後、上を内側に折ることで、相手が文書を開いたときに上部から読むことができるので親切と言えるでしょう。

請求書を入れる封筒

請求書は第三者に内容が知られないように中身が見えない封筒を使用することは基本マナーです。透けにくい封筒や厚めの封筒を選ぶことができるでしょう。なお、請求書を三つ折りした場合の封筒のサイズは「長形3号」、折らない場合の封筒のサイズは「角2封筒」のサイズが適切です。

封筒に記載すべきこと

封筒が縦型の場合は表面の下、横型の場合は表面の下もしくは右下に「請求書在中」と記載するのが基本的なビジネスマナーです。そうすることで、相手は封筒を開ける前から一目で請求書と分かるため、他の書類と区別しやすくなります。

普通郵便で送付

請求書はビジネス取引を証明する「信書」に該当する書類のため、原則として普通郵便で送付することが義務付けられています。つまり、宅配便やゆうパック、ゆうメールなどでは送付することはできません。

また、当たり前のことですが、重さに適した切手を貼って送付してください。なお、2020年11月時点では、84円（2020年11月時点）の切手で郵送できますが、枚数が多い場合は、窓口で郵送を依頼されることをおすすめします。

請求書を送付しても支払いがない場合の対処法

請求書を送付状と添えて送付しても、何らかの不手際で取引相手からの支払いが確認できないことがあります。では、支払い期日までに支払いがされないときは、どうすればよいのでしょうか？

①まずメールで確認してみる
支払期日までに支払いが確認できない場合は、まず相手先にメールで確認してみましょう。もしかすると請求書が届いていない可能性もあります。ですから、丁寧な文面で確認してみましょう。

②請求書を再送する
メールで確認できなかった場合や、何らかのトラブルで請求書が届かなかった場合は、もう一度請求書を再送します。その際、「〇年〇月〇日付に送付した請求書につきまして、ご請求した代金がお支払い期日の〇年〇月〇日を過ぎた本日まで確認できない…」という旨を記載し、改めて支払期日を記載しましょう。

まとめ

請求書には、法律で定められた明確なルールはありませんが、ビジネス取引をする上でのマナーはあります。一般的とされている最低限のビジネスマナーとルールを守ることが、良好な取引関係を構築させます。ですから、ビジネスマナーに沿った請求書の作成、送付をするようにしましょう。

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