年末調整は、通常、年度の最後の給与を支払うときに行うことになっています。従業員側は11月中旬から下旬にかけて必要書類を提出しなければいけません。しかし、年末調整には例外もあり、年末以外に行われることもあります。この記事では、担当者が知っておくべき年末調整期限や時期、例外に行われる年末調整などについて解説していきます。

年末調整とは？

年末調整とは、1年間の給与の税額が正確に確定する年末に、1月から12月まで徴収した税額との過不足を精算することです。所得税は、個人の所得に課せられる税金です。1年間の所得から個人の事情を加味する所得控除を行い、納税額を決定します。

原則、勤務先へ「扶養控除等(異動)申告書」を提出したうえ、1年を通じて勤務している方や、年の途中でから就職し年末まで勤務している方が年末調整の対象となっています。なお、年収が2,000万円以上ある方、災害減免など所得税の支払い猶予や還付をすでに受け取っている方、日雇労働者など継続して雇用されていない方など年末調整対象外となります。

一般的な給与所得の会社員の場合、会社側が各従業員の1年間の所得を確認し、所得控除を差引いて税額を計算し、すでに支払っている所得税との過不足を精算して納税してくれます。そのためには、従業員から事情を調査するために、該当する所得控除に必要な書類を提出してもらう必要があります。

年末調整には例外ケースもあります。具体的には、年の途中で退職した場合でも、本人の死亡や心身障害が理由で辞めざるを得なくなり、同一年内に再就職が難しいと思われる場合は年末調整の対象となります。

年末調整の時期

年末調整は、1年の最後の給与を支払うときに行われます。給与支払者である雇用者は、税務署から送付される年末調整に関する書類が届き次第、年末調整の準備を開始します。なお、次のようなケースに該当する場合は、年末以外の時期に調整をする必要があります。

・給与や報酬を受け取る被雇用者が在籍期間中に死亡し退職する場合は、退職時に年末調整を実施
・被雇用者が海外支店などに転勤する場合は、出国時に年末調整を実施
・被雇用者が著しい心身による障害で退職し、同年内に再就職が難しいと思われる場合は退職時に年末調整を実施

年末調整の期限

法律上、年末調整の最終期限は1月31日までとなっています。なお、この期限は、年末調整の記入漏れや訂正による再年末調整のための期限となっています。したがって、雇用主の多くは従業員に、年末調整に必要な書類を11月中旬から下旬、遅くとも12月上旬までには提出するようお願いしています。

年末調整で控除対象となっているのは、勤務先に提出している「扶養控除等(異動)申告書」をはじめとし、「保険料控除申告書」など各種控除申告書などとなっています。

年末調整の流れ

会社の経理担当者は、年末調整の作業を11月から1月下旬にかけて行います。作業の流れは、次のようになっています。

11月上旬：（転職者の）源泉徴収票の回収

転職者がいる場合は、その従業員から前職の源泉徴収票を回収します。源泉徴収票はすぐに発行することができないので、余裕をもって呼びかけるようにしましょう。

11月中旬～下旬：従業員の年末調整書類提出期間

担当者は、各従業員の税額を精算しなければいけません。そのためには、所得控除がどれくらいあるかを知る必要があります。それには「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」「給与所得者の保険料控除申告書　兼　給与所得者の配偶者特別控除申告書」などに、配偶者や親族などの情報を記入して提出します。また、住宅ローンに加入している従業員がいる場合は、「住宅借入金等特別控除申告書」を回収する必要があります。

・「給与所得者の扶養控除等（異動申告書）」
この書類は、家族内の扶養家族の異動を申告するものです。配偶者控除、扶養控除、障害者控除、寡婦控除、勤労学生控除などの各種控除や、住民税の控除などにも使われます。

・「給与所得者の保険料控除申告書　兼　給与所得者の配偶者特別控除申告書」
この書類は、保険料関連の控除と配偶者特別控除の申告書となっています。保険料控除申告書は、保険会社から送付される控除証明書をもとに控除額を算出しますので、「生命保険料控除証明書」も会社に提出します。なお、生命保険料控除証明書は、保険会社によって異なりますが、通常11月中旬から下旬にかけて自宅に送付されます。

12月：年末調整の計算期間

各従業員から年末調整に必要な申告書が提出されたなら、担当者は所得税の計算や納付手続きなど年末調整の作業に入ります。次のようなステップで計算します。

ステップ1：まず1年間に支払った給与などの総額を計算
ステップ2：給与所得控除額を差引く
ステップ3：所得控除額を差引く
ステップ4：ステップ1から2と3を引き、所得税額を算出する
ステップ5：確定した所得税額から住宅ローン控除を差引く（住宅ローン控除対象者がいる場合）
ステップ6：確定した所得税額と、1年間の源泉徴収額を比較して過不足を精算する
ステップ7：多く徴収していた場合は還付、少ないときは追加徴収をする

翌年1月31日まで：再調整期限

年末調整終了後、扶養親族の数が増減（出産や結婚、離婚など）したり、配偶者の所得が変わったりなどの変更があった場合は、再調整することが可能です。なお、再調整の期限は、翌年の1月末日までとなっています。担当者は、この再調整期限内に必要な書類を提出する必要があります。

翌年1月31日まで：会社側の年末調整書類提出期限

会社側の担当者は、税額を精算し、所得税を納税した後に、年末調整書類を作成しなければいけません。各従業員に「源泉徴収票」を作成し配布します。その後、各従業員の住所がある市区町村の役場に「給与支払報告書（源泉徴収票）」、税務署に「法定調書合計表」を作成し、それぞれの書類を翌年1月31日までに提出する必要があります。

また、弁護士や税理士などの専門家に一定の金額以上の報酬を支払っている場合は、「年末調整の法定調書合計表・支払調書の書き方」を作成し、税務署へ提出します。

翌年3月15日まで：年末調整で再調整できないときは確定申告

再調整期限内に年末調整処理が間に合わなかった場合は、個人で確定申告をする必要があります。確定申告は原則、翌年2月16日から3月15日までとなっています。（令和2年に関しては、コロナウイルス感染症予防のため、確定申告期間が延長されています）なお、医療費控除、ふるさと納税控除、1年目の住宅ローン控除などは年末調整ではなく、個人が税務署に確定申告をする必要があります。

まとめ

年末調整の最終期限は1月31日までとなっていますが、11月中旬から下旬、遅くても12月上旬までには各従業員から年末調整に必要な書類を提出するよう呼びかけるようにしましょう。必要な書類が揃うなら、担当者も年末調整作業に早く取り組むことにつながるでしょう。

担当者にとって、年末調整作業は1年の業務作業の中でも最も大きな作業のひとつです。それぞれの期限と期間をしっかり把握し、それを守るためには効率よく作業を進めることにかかっています。近年は、会計ソフトなどのツールも充実しているので活用することもひとつの方法です。また、専門家である税理士に相談することもできるでしょう。

---